Falar de Análise BIA e não abordar o Plano de Continuidade de Negócios é quase impossível, uma vez que ambos contribuem para a criação de um plano B, ou um planejamento do que fazer em casos de crise ou como o próprio nome diz, um plano de continuidade de negócios.
Trata-se de um processo que pode proporcionar a uma empresa um nível de funcionamento operacional suficiente após interrupções de negócios. É muito importante por prevenir a ocorrência de desastres ou, no caso de não poder prevenir, preparar a empresa e os colaboradores para minimizar os impactos da crise nas atividades através de processos alternativos.
Vamos usar como exemplo uma empresa que, ao ter seus dados roubados após uma invasão hacker, precisa estabelecer um plano de contingência. Primeiro é preciso identificar possíveis falhas para mitiga-las e evitar que mais dados sejam expostos, depois deve-se garantir uma forma das operações seguirem apesar disso e, por fim, pensar em formas de recuperar os dados.
Se você tivesse que fazer tudo isso após receber a notícia do roubo dos dados, como seria o tempo de reação? Em quanto tempo conseguiria reestabelecer as operações? Clientes seriam impactados? Você focaria primeiro na solução ou na busca por um culpado?
São muitas variáveis a serem consideradas em um curto espaço de tempo, mas se sua empresa já tiver um Plano de Continuidade de Negócios só precisará executá-lo e os impactos serão os mínimos possíveis.
Pré-requisitos para elaborar um Plano de Continuidade de Negócio
Considere que um PCN (Plano de Continuidade de Negócio) é um conjunto de ações e procedimentos que fazem parte do gerenciamento de crises. Logo, as estratégias e os planos táticos devem ser desenvolvidos preventivamente e de acordo com os objetivos e premissas do Planejamento Estratégico da organização.
As principais questões que nortearão a elaboração do plano do início ao fim são: 1) Quais os riscos e ameaças existentes às operações da empresa? 2) Existem processos críticos para seu negócio? 3) Caso a resposta da segunda seja positiva, liste quais são esses processos.
Estabeleça um responsável por analisar os riscos deste plano, ele deverá ter noções aprofundadas do Planejamento Estratégico, dominar ferramentas essenciais para este plano como a Análise BIA e também ter habilidades de gestão de projetos para liderar os demais envolvidos e estabelecer ações claras e objetivas.
Como organizar todas as informações?
Análises, relatórios, ações, testes e muitas outras informações contemplam o Plano de Continuidade de Negócio e, para não se perder em meio a tantas coisas, o ideal é estruturar 4 sub planos, separados de acordo com suas temáticas.
No Plano de Continuidade operacional o objetivo é reestabelecer o funcionamento dos ativos necessários para a operação, reduzindo impactos provocados em casos de incidentes.
O Plano de Gerenciamento de Crises vai trazer as responsabilidades de cada equipe envolvida com as ações de contingência.
Com o Plano de Recuperação de Desastres vamos estabelecer as ações necessárias para a empresa retomar a operação original, após o controle de contingência e minimização da crise.
E, por fim, no Plano de Contingência, constarão todas as necessidades de ações imediatas que devem ser tomadas em caso de todas as anteriores falharem, só deve ser utilizado em caso de emergência.
Vantagens de ter um PCN
O Plano de Continuidade do Negócio tem um benefício muito claro, que é o de auxiliar as empresas a manterem seus negócios em operação mesmo após uma crise ou incidentes. Mas, não é só isso, também aumenta significativamente a probabilidade de sobrevivência da empresa.
Após todas as análises e levantamentos, líderes terão acesso às informações que promovem um entendimento mais claro e amplo das operações, possibilitando a melhoria contínua. Processos críticos também podem ser identificados para minimizar possíveis impactos negativos ao patrimônio e demais partes interessadas da organização.
A criação de processos alternativos pode se tornar uma oportunidade de negócio, podendo até torna-los processos padrões e abrindo as portas para a inovação.
Manter a equipe treinada também é uma das vantagens, assegurando que, principalmente os envolvidos, estejam a par do plano e saibam o que fazer quando necessário acionar o plano. Quanto mais equipes envolvidas, maior o sucesso da execução e preparo para imprevistos.
Situações a serem consideradas
Até agora falamos muito em imprevistos, desastres naturais, incidentes… Mas o que podemos enquadrar nessas situações?
Como mencionamos anteriormente é tudo aquilo que representa algum risco para sua empresa como, pedidos de demissão em massa, alta rotatividade de lideranças, crises econômicas no setor, incêndios, enchentes, perda de dados críticos de clientes, aumento do churn de clientes, etc.
Agora sim, pronto para começar o seu Plano de Continuidade de Negócios? Uma dica que irá facilitar o processo é a solução da Interact específica para esses planos de prevenção.
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Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions
