A Transformação Digital, também conhecida como digitalização, implica na mudança cultural das empresas, modificando totalmente o jeito de pensar, colaborar ou criar.
Mas, por que esse assunto é tão importante? Pelo simples fato de que ele é essencial nos modelos de negócios atuais!
Após a pandemia, o cenário de mercado mudou completamente, sendo necessária a digitalização para otimizar o tempo e melhorar a criatividade das equipes no dia a dia. Essas mudanças impactaram também na satisfação do cliente, que passou a ser o foco principal da estruturação das rotinas empresariais.
Para definir o que a Transformação Digital de forma prática, recorremos ao BPM-CBOK: “É o processo de usar tecnologias digitais para criar – ou modificar – processos de negócios, cultura e experiências de clientes existentes para atender às mudanças nos requisitos de negócios e de mercado.
Em outras palavras, é deixar de lado os papeis e utilizar um software para fazer ainda melhor e de forma otimizada os processos que já eram feitos antes pela organização. Afinal, com a Transformação Digital, você não precisará mais se deslocar até a área de Desenvolvimento Humano para solicitar suas férias, da mesma forma que o restante do processo de férias não precisa mais ser feito de forma manual, otimizando o tempo e reduzindo as chances de erro.
Transformação Digital ou Digitalização?
A Transformação Digital já foi chamada de Digitalização no mercado brasileiro, contudo, apesar de andarem juntas, possuem significados diferentes.
A Digitalização se refere ao processo, consiste nas mudanças reais realizadas por meio da tecnologia, porém, isso não significa somente o uso de mais aparelhos tecnológicos nas empresas, mas sim trazer para o dia a dia os conceitos avançados como Big Data, Internet das Coisas, Blockchain, entre outros.
Já a Transformação Digital, se refere ao efeito causado por essa digitalização. Juntas, são essenciais para o crescimento das empresas atuais.
Sempre fiz assim, por que devo mudar agora?
Sabemos que os processos de forma manual têm funcionado há muitos anos, mas essa forma acaba deixando as coisas mais burocráticas e os processos tendem a ficar mais demorados, impactando diretamente na satisfação do cliente e até de colaboradores.
Vamos usar um hospital como exemplo: você está se sentindo mal e chega ao pronto atendimento, você vai retirar uma senha e aguardará o atendimento para cadastro. Ao ser chamado, a atendente irá preencher sua ficha de forma manual ou então procura-la em um arquivo enorme organizado em ordem alfabética. Após isso, ela irá encaminhar sua ficha com a anotação de sintomas para a triagem, que fará a coleta de seus dados iniciais, pressão arterial, temperatura corporal e informações relacionadas à alergia de medicamentos.
Provavelmente o tempo que tudo isso demorou para acontecer foi maior que o tempo que você levará para ler esse artigo completo. Porém, acrescente a isso o seu desconforto ou dor que está sentindo ao buscar o atendimento.
Com a Transformação Digital esse tempo reduz pela metade, quando não mais. Além disso, o seu cadastro e seu histórico médico estarão disponíveis a um clique para todas as áreas necessárias. E, se seus sintomas apresentam algum risco de vida, automaticamente você será priorizado no atendimento, tanto médico quanto ambulatorial, garantindo sua segurança.
E aí, o que você prefere?
O objetivo central da Transformação Digital é aumentar a produtividade para aproveitar oportunidades, e as tecnologias surgem como um elemento central na forma de conduzir essas modificações.
Além de compreender todos os fluxos e processos do negócio, é capaz de identificar as dificuldades e gargalos que precisam ser melhorados para ampliar o desempenho de cada etapa.
Outro aspecto positivo dessa transformação é a capacidade de absorver bilhões de dados em poucos segundos e analisá-los com uma taxa de erro mínima, fazendo toda a diferença na rotina de uma empresa.
A automação promovida pela digitalização proporciona maior autonomia às rotinas e liberdade aos envolvidos no fluxo. Podendo refletir também na redução de custos associados às atividades de processos e ao tempo de latência entre as etapas de um processo, principalmente quando comparados aos métodos com base em papel.
Seus resultados também impactam na capacidade das organizações para se adaptarem rapidamente a mudanças como as pressões referentes ao tempo de entrada no mercado, interrupções repentinas na cadeia de suprimentos e outras mudanças rápidas atendidas pela alteração da expectativa de clientes.
Transformação Digital na prática não é só implantar tecnologias
Muitas empresas acreditam que só implantar tecnologias e softwares serão suficientes para que a Transformação Digital ocorra na prática. Contudo, a transformação é pautada pela necessidade de uma mudança cultural, sendo necessária a promoção de um ambiente que valorize a inovação, experimentação e a adaptabilidade.
Estar aberto a novas ideias, aceitar erros como parte do processo de aprendizado e incentivar uma abordagem proativa na resolução de problemas fazem parte da postura dos líderes e colaboradores para que essa transformação aconteça.
Além disso, outros passos podem ser realizados em uma sequência para facilitar essa transformação, confira abaixo:
- Mapear qual a proposta de transformação
Tenha em mente que as mudanças não acontecerão de um dia para o outro. Logo, faça um mapeamento da empresa e veja quais áreas devem ser priorizadas neste processo.
Faça uso de pesquisas de opinião interna e externa, veja os dados da rede social e os acessos ao site. Todas essas informações podem ser importantes para aplicar a mudança.
Se você tiver dificuldades em definir o que priorizar, um primeiro passo é apostar na gestão digital de documentos. A tarefa pode parecer simples ou mesmo insignificante para alguns, mas depois que você consegue melhorar a organização, classificar e segmentar os arquivos de acordo com suas características, a rotina se torna mais eficiente e produtiva.
- Identificar as tendências do mercado
Todos os dias uma nova tecnologia invade a nossa rotina pessoal, e para as empresas não é diferente. Por isso, é importante acompanhar as tendências digitais que podem influenciar diretamente no seu mercado.
Estar à frente das expectativas do cliente e compreender as reais necessidades do público é um grande diferencial. E para isso é preciso estudar os novos conceitos e ferramentas do momento, bem como o comportamento do consumidor. Afinal, é ele quem vai ditar o rumo da sua jornada.
- Foco no cliente
Independentemente da mudança, não se esqueça que ela deve beneficiar também o cliente. Questione-se sobre os benefícios que a transformação digital pode proporcionar ao usuário, pois ela está diretamente ligada a experiência do consumidor.
Para nós da Interact, por exemplo, desenvolver um software é trabalhar com soluções UX, ou User Experience. Ou seja, queremos que, por meio da tecnologia, o usuário sinta que o produto foi personalizado para atender as suas necessidades, o produto proporciona satisfação ao cliente.
- Revise a cultura da empresa
A transformação digital precisa caminhar lado a lado com as mudanças culturais da empresa. De nada adianta obter os melhores softwares se a equipe não se sente encorajada a fazer parte do processo, é preciso que todos abracem a mudança.
Considere a possibilidade de fazer treinamentos com os setores e ter um período de adaptação. Invista na capacitação das equipes para essa nova realidade.
- Explore automações
A automação de processos é uma ótima estratégia para facilitar tarefas do dia a dia, obter uma comunicação mais rápida e integrada entre setores, bem como diminuir tempo e custos operacionais.
Ela também é um motivador para as equipes, considerando que reduz o tempo gasto com atividades repetitivas e cansativas, que passa a ser usado para melhor explorar os conhecimentos e as habilidades de cada funcionário.
E se você precisar de ajuda, conte conosco e com o Interact Start, ideal para empresas que buscam dar os primeiros passos na transformação digital.
Com ele você pode dar o Start na governança corporativa 4.0, fazer a gestão de riscos, a gestão de não conformidades, gestão de documentos e muito mais.
Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions.
