Kanban além da Gestão de Projetos

O Kanban, metodologia baseada em filosofias relacionadas à melhoria contínua, costuma ser utilizado na Gestão de Projetos. Porém, também pode ser utilizado em muitas outras áreas como a gestão de equipes, desenvolvimento de softwares ou novos produtos, organização das finanças, marketing, gestão de processos e até gestão de atividades pessoais.

Sua utilização pode contribuir para equilibrar o trabalho da equipe, podendo identificar de forma real a capacidade de cada membro, identificar gargalos no fluxo de trabalho e também estabelecer ciclos de feedback.

Diante dos seus benefícios e suas possibilidades, por que usá-lo somente para a Gestão de Projetos?

Conceitos básicos do Kanban

Assim como todas as metodologias ágeis, o Kanban é utilizado para organização e tem como objetivo principal otimizar o fluxo de trabalho, promovendo a eficiência e a transparência entre as equipes envolvidas.

E, para que esse fluxo de trabalho seja organizado e otimizado, usamos o quadro Kanban, estrutura visual que permite que as equipes identifiquem de forma simples e fácil a etapa de cada parte do trabalho.

Este quadro contém 4 colunas: backlog, referente ao que precisa ser feito do produto ou projeto; a fazer, que são todas as tarefas que ainda não foram começadas; em andamento, para identificar as tarefas que estão em produção; e concluído, para armazenar as tarefas já finalizadas.

Nestas colunas ficarão os cartões com as atividades devidamente identificando seu responsável, membro da equipe, para que possam mover livremente seus cartões entre elas.

Para que cada um possa fluir nessa organização é preciso considerar seus pilares básicos, como o de começar sempre pelo que já está sendo feito, todos da equipe precisam concordar com mudanças incrementais e progressivas feitas na metodologia, respeitar o processo, as funções e as responsabilidades e incentivar atitudes de liderança em todos os níveis.

Princípios da metodologia

Assim como todos os outros métodos e ferramentas, é preciso dominar seus princípios para então aplicar o Kanban em outras áreas de atuação, como os exemplos citados no início deste artigo.

A versatilidade, sem dúvidas, é o princípio mais básico para a aplicação do Kanban em uma organização. Não é preciso sair desconstruindo absolutamente tudo, comece aplicando a metodologia em cima daquilo que já é feito atualmente.

Mesmo que a proposta seja a melhoria contínua, as coisas que já funcionam podem permanecer.

Outro princípio utilizado na metodologia é estimular a evolução constante, podendo impulsionar também mudanças incrementais ao longo dos processos, alcançando resultados palpáveis.

Afinal, pequenas mudanças são necessárias para a evolução e isso faz com que a equipe se mantenha engajada na melhora contínua de suas atividades e também das entregas da empresa.

Exemplos de utilizações em outras áreas

– Planejamento de projetos: essa utilização é a mais comum e mais conhecida também. As equipes de Planejamento de Gestão de Projetos utilizam o Kanban para fazer a gestão das atividades relacionadas a um projeto específico e a gestão de sua respectiva equipe.

– Desenvolvimento de Produtos: pode-se utilizar da metodologia Kanban para acompanhar todas as atividades que envolvem a criação de um novo produto ou serviço de uma empresa, principalmente para sincronizar as equipes de produção e marketing, por exemplo.

– Acompanhamento de Fluxo de Vendas: pequenos negócios podem acompanhar o processo de fluxo de vendas, desde o início até a entrega e avaliação, para facilitar a organização da empresa.

– Gestão Financeira: neste caso, as identificações dos quadros e colunas podem ser adaptadas para identificar a categoria e o processo de realização de compra e venda de bens ou ativos, além de operações de investimentos.