La ONG Parceiros Voluntários, de Porto Alegre, Brasil, cuenta desde marzo con un aliado en su gestión. Se trata del módulo SA-Service Manager, de la Suite SA Strategic Adviser de Interact. El software ha posibilitado un control eficaz de servicios, proveedores y contratos de la institución.
Conforme a la Coordinadora Administrativa de la Parceiros Voluntários, Nayara Bebber, los contratos eran administrados por hojas de Excel antes de la implantación del módulo. Estos archivos se guardan por separado, lo que dificultaba la gestión integrada.
“Con la utilización del módulo, nos permitió mantener toda la información necesaria en el mismo sitio, habilitando a las personas que pueden tener acceso, facilitando la gestión y posibilitando evaluar al proveedor en sus entregas”, explica Nayara. Para ella, el SA-Service Manager ayuda a mantener un historial de calidad de los servicios.
Actualmente, la Parceiros Voluntários tienen 74 proveedores activos y más de 120 contratos registrados en el SA-Service Manager. Desde 2013, la ONG trabaja con Interact con el módulo SA Governance Manager, orientado a la planificación estratégica y operativa de la organización. El año pasado, adquirió el SA-Project Manager, que gestiona todas las etapas de proyectos.
Acerca de la ONG Parceiros Voluntários
La ONG Parceiros Voluntários fue fundada en 1997, con reconocimiento por medio del sello de la Unesco. Actualmente, está certificada como Entidad de Asesoramiento. En su historia, tiene relación con más de 2.400 organizaciones de la sociedad civil.
Entre las actividades, se incluyen consultorías, seminarios, charlas y espacios para la participación social. Todos los cursos se realizan según el concepto Técnico, Humano y Conceptual – THC. La ONG articula una red que involucra a más de 100 ciudades, que representan cerca del 60% de la población de Rio Grande do Sul.
En 2014, fue reconocida con el Best Practices Award Dubai International, creado en 1995 en la Conferencia Internacional de las Naciones Unidas. La institución obtuvo el 52º lugar entre los 100 mejores trabajos presentados por 140 países. Sólo siete trabajos brasileños fueron clasificados y el proyecto de los Socios Voluntarios fue el único en la categoría Calificación en Gestión.
Servicios, contratos y proveedores
El SA-Service Manager es uno de los módulos más recientes creados para Suite SA Strategic Adviser. Lanzado en 2017, la herramienta administra, monitorea y evalúa de modo integrado tres líneas de frente: servicios, contratos y proveedores.
En el módulo, la empresa puede registrar y evaluar al proponente del proveedor. Los resultados de esta etapa componen el Ranking de Proveedor. Esta funcionalidad facilita la búsqueda futura por un servicio calificado, con base en el propio historial registrado.
Otro aspecto es la gestión integrada. En un solo espacio, el cliente puede gestionar documentos requeridos para la validación del contrato, el contrato en sí, además de la gestión financiera a través de contabilizaciones, conforme a las condiciones establecidas. La herramienta también posibilita periódicas evaluaciones de desempeño para el acompañamiento de calidad de la prestación de servicios.
