Los proyectos pasan por su iniciación, planificación, ejecución, monitoreo, cierre y, normalmente, su duración estimada se identifica aún en las etapas iniciales. Sin embargo, algunos de ellos terminan extendiéndose más de lo previsto, alejándose completamente del cronograma.
Esto puede ocurrir por numerosos factores, entre ellos el desvío del alcance, la falta de participación del equipo, cambios en los costos a lo largo del proyecto, cambios operativos, errores durante la planificación, mala gestión del tiempo, no formar parte del día a día y de la cultura de la empresa, etc.
La prevención es la mejor solución
Aunque sea una frase cliché, realmente funciona, incluso para la Gestión de Proyectos.
La planificación, por ejemplo, es una fase crucial que puede influir directamente en el éxito de un proyecto. En esta fase, es necesario analizar y organizar todo lo necesario para que el trabajo se realice con agilidad y cuidado.
Es en la planificación donde definimos los objetivos, alcance, tareas, recursos necesarios, presupuesto y, principalmente, el cronograma. En esta etapa visualizamos el proyecto desde el principio hasta el final de manera estratégica, siempre considerando las prioridades de la empresa.
Otro aspecto importante para evitar que los proyectos se extiendan más allá del cronograma es el alineamiento de expectativas. Pueden surgir muchas otras ideas, pero ¿cuál es el problema central que el cliente o patrocinador del proyecto quiere resolver? El gestor del proyecto, el cliente y el equipo deben tener expectativas debidamente alineadas y metas claras.
La definición de plazos y cronogramas debe reflejar la realidad, ya que están directamente relacionados con un recurso limitado y esencial que es el tiempo. Las personas que cumplirán las actividades relacionadas con el cronograma deben estar involucradas en esta etapa, después de todo, tienen otras actividades cotidianas además del proyecto.
El cronograma debe tener plazos realistas, de lo contrario, las actividades no se completarán y la fecha de finalización del proyecto será simplemente una fecha ficticia para fines de cumplimiento de todos los campos de un formulario sobre el proyecto. Es necesario encontrar un equilibrio para no apurar los plazos ni permitir que el proyecto quede en el olvido en el día a día.
Objetivos SMART
Una de las formas más eficientes para ser preciso en los proyectos es establecer objetivos claros y realistas, y la metodología SMART puede contribuir de manera decisiva al éxito de un proyecto.
La palabra en inglés significa inteligente, astuto y rápido, precisamente lo que propone la metodología: ayudarlo a establecer y cumplir objetivos y metas de manera rápida, práctica e inteligente.
Para facilitar, al establecer un objetivo es necesario considerar que sea específico, medible, alcanzable, realista y tangible/temporal.
Para entender más, lea el artículo completo de nuestra socia Fabiana Brugmann, de FB Gestión de Proyectos haciendo clic aquí.
Gestión del tiempo en Proyectos
Como probablemente haya notado, uno de los factores que más influye en la duración del proyecto es la Gestión del Tiempo.
Parece obvio, sin embargo, algunos estudios señalan que el porcentaje de proyectos completados en el plazo es significativamente menor en comparación con los que se completaron con retraso.
Para una buena gestión del tiempo a lo largo del proyecto, es importante elegir una metodología que se ajuste a sus necesidades, dedicarse a fortalecer la comunicación entre el equipo, detallar y definir el alcance del proyecto en conjunto y establecer el inicio y fin del proyecto.
El cronograma, a su vez, debe ser definido con los demás profesionales involucrados. De esta manera, todos están de acuerdo con los plazos y se evitan errores y retrasos futuros que pueden afectar las entregas.
Conoce los riesgos
Muchas cosas pueden suceder durante el proyecto, y el mapeo y monitoreo de riesgos pueden contribuir para evitar que ocurran. Y, en caso de que ocurran, si ya estaban previstos, será más fácil solucionar la situación.
Por ejemplo, en el proyecto de construcción de una casa: si no se prevén riesgos como el mal tiempo y el retraso en la entrega de materiales por parte del proveedor, los plazos serán poco realistas y el proyecto puede volverse mucho más grande de lo esperado.
En el caso de proyectos organizacionales, se pueden utilizar métricas para evaluar si todo está yendo según lo planeado. Después de todo, de nada sirve cumplir con todos los plazos si la calidad de las entregas no es la esperada.
Pero, si nada de esto funciona y el proyecto termina llevando más tiempo del esperado, el secreto está en enfocarse en la motivación del equipo involucrado.
Además, utiliza un software de gestión de proyectos, de esta manera todos los proyectos de la organización seguirán el mismo estándar y todos los involucrados tendrán acceso fácil a los documentos, lo que hará la gestión más eficiente.
Incluso, Interact cuenta con la solución Gestión de Proyectos, compuesta por los módulos Project Manager, Governance Manager y Document Manager. Con él, puedes ejecutar todas las etapas y supervisarlas, garantizando agilidad y eficiencia.
Y, recientemente, tras la actualización a la versión 10 de Interact Suite SA, la solución ofrece también el monitoreo del progreso financiero del proyecto y la pestaña Curvas S, para presentar tanto el gráfico de evolución financiera como el seguimiento físico del proyecto.
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Autora:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing de Interact Solutions
