La desorganización genera estrés y pérdida de tiempo. Esta afirmación puede parecer trivial, pero hace parte de los descubrimientos de neurocientíficos de la Universidad de Princeton, en los Estados Unidos. De acuerdo con la investigación, muchos estímulos visuales dificultan la capacidad de prestar atención a una única actividad.
El estudio revela además que el ambiente desordenado restringe el procesamiento de información y la capacidad de memorizar. El resultado son: el aumento del nivel de estrés, la predisposición a distracción y la tendencia a irritación. En una empresa, esta desorganización puede perjudicar tanto a los empleados como a los negocios.
Para evitar este escenario, presentamos orientaciones para una buena gestión de documentos. Los seis consejos fueron elaborados por Edocx, empresa aliada de Interact de Brasilia-DF, especialista en ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management), outsourcing de impresión y T.I. Gestionada.
1 – Clasifique por categoría
Separe sus documentos de forma lógica. Puede ser por tipo (propuestas, contratos, facturas) o por asunto (inmuebles, vehículos, entrenamientos).
Otra sugerencia es dividirlos por fecha o por orden creciente. Hacer eso ayudará a encontrar sus documentos de forma rápida cuando lo necesite.
2 – Crea una estructura
Cree una carpeta para cada categoría, formando una estructura. Entonces, almacene los documentos en las carpetas de acuerdo con su tipo o asunto. También puede crear subcarpetas para facilitar el acceso.
3 – Determine los índices
Utilice índices o palabras para encontrar fácilmente cualquier documento que necesite. Puede ser por el nombre de un proveedor, una fecha o hasta un número.
4 – Incentiva a su equipo
Todos necesitan contribuir y hacer su parte para que los documentos estén organizados. Este es un proceso continuo, por eso todo el equipo necesita estar involucrado diariamente.
5 – Mantenga una rutina
Cuidado con la procrastinación. Cree una rutina sistematizada para almacenar inmediatamente los documentos producidos. No deje para después tirando todo para un lado con el pensamiento de que va a organizar después.
6 – Determine plazos
Determine una fecha para cada uno de los documentos. Cuando ese plazo termine, descártelo. No guarde lo que no fuera más necesario.
Conclusión
La organización es todo. La documentación de una empresa sólo no es más valiosa que su patrimonio humano. Por lo tanto, debe ser considerada extremadamente importante y tener todo el cuidado necesario. Si sigue estos consejos, disfrutará de los beneficios de una buena gestión de documentos.
A Interact ofrece lo más avanzado gerenciamiento electrónico de documentos con SA Document Manager. Entre sus principales funciones, están:
- Gestión electrónica
- Control de distribución
- Repositorio de documentos
- Filtros avanzados de búsqueda
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