La Transformación Digital, también conocida como digitalización, implica un cambio cultural en las empresas, modificando totalmente la forma de pensar, colaborar o crear. Pero, ¿por qué este tema es tan importante? ¡Por el simple hecho de que es esencial en los modelos de negocios actuales!
Después de la pandemia, el panorama del mercado cambió completamente, siendo necesaria la digitalización para optimizar el tiempo y mejorar la creatividad de los equipos en el día a día. Estos cambios también impactaron en la satisfacción del cliente, que pasó a ser el foco principal de la estructuración de las rutinas empresariales.
Para definir qué es la Transformación Digital de manera práctica, recurrimos al BPM-CBOK: «Es el proceso de utilizar tecnologías digitales para crear o modificar procesos de negocios, cultura y experiencias de clientes existentes para satisfacer los cambios en los requisitos de negocios y de mercado».
En otras palabras, es dejar de lado los papeles y utilizar un software para hacer aún mejor y de manera optimizada los procesos que ya se realizaban anteriormente por la organización. Después de todo, con la Transformación Digital, ya no necesitarás desplazarte hasta el área de Desarrollo Humano para solicitar tus vacaciones, de la misma manera que el resto del proceso de vacaciones ya no necesita realizarse de forma manual, optimizando el tiempo y reduciendo las posibilidades de error.
¿Transformación Digital o Digitalización?
La Transformación Digital solía ser llamada Digitalización en el mercado brasileño; sin embargo, aunque van de la mano, tienen significados diferentes.
La Digitalización se refiere al proceso, consiste en los cambios reales realizados a través de la tecnología, pero eso no significa solo el uso de más dispositivos tecnológicos en las empresas, sino también incorporar en la vida cotidiana conceptos avanzados como Big Data, Internet de las Cosas, Blockchain, entre otros.
Por otro lado, la Transformación Digital se refiere al efecto causado por esta digitalización. Juntas, son esenciales para el crecimiento de las empresas actuales.
Siempre he hecho así, ¿por qué debería cambiar ahora?
Sabemos que los procesos manuales han funcionado durante muchos años, pero esta forma termina volviendo las cosas más burocráticas y los procesos tienden a volverse más lentos, impactando directamente en la satisfacción del cliente e incluso de los colaboradores.
Tomemos un hospital como ejemplo: si te sientes mal y llegas a urgencias, debes sacar un número y esperar para registrarte. Cuando te llaman, el empleado completará tu ficha manualmente o la buscará en un archivo enorme organizado alfabéticamente. Luego, enviará tu ficha con la anotación de síntomas a la triage, que recopilará tus datos iniciales, presión arterial, temperatura corporal e información relacionada con alergias a medicamentos.
Probablemente, el tiempo que llevó todo esto fue mayor que el tiempo que te llevará leer este artículo completo. Sin embargo, agrégale a eso tu malestar o dolor al buscar atención.
Con la Transformación Digital, este tiempo se reduce a la mitad, si no más. Además, tu registro y tu historial médico estarán disponibles con un clic para todas las áreas necesarias. Y si tus síntomas presentan algún riesgo para la vida, automáticamente serás priorizado en la atención, tanto médica como ambulatoria, garantizando tu seguridad.
Entonces, ¿qué prefieres?
El objetivo central de la Transformación Digital es aumentar la productividad para aprovechar oportunidades, y las tecnologías surgen como un elemento central en la forma de llevar a cabo estas modificaciones.
Además de comprender todos los flujos y procesos del negocio, es capaz de identificar las dificultades y cuellos de botella que necesitan ser mejorados para ampliar el rendimiento de cada etapa.
Otro aspecto positivo de esta transformación es la capacidad de absorber miles de millones de datos en segundos y analizarlos con una tasa de error mínima, marcando la diferencia en la rutina de una empresa.
La automatización promovida por la digitalización brinda mayor autonomía a las rutinas y libertad a los involucrados en el flujo. También puede reflejarse en la reducción de costos asociados con las actividades de procesos y el tiempo de latencia entre las etapas de un proceso, especialmente en comparación con los métodos basados en papel.
Sus resultados también impactan en la capacidad de las organizaciones para adaptarse rápidamente a cambios como las presiones relacionadas con el tiempo de entrada al mercado, interrupciones repentinas en la cadena de suministro y otros cambios rápidos atendidos por el cambio en las expectativas de los clientes.
La Transformación Digital en la práctica no se trata solo de implementar tecnologías
Muchas empresas creen que simplemente implementar tecnologías y software será suficiente para que la Transformación Digital ocurra en la práctica. Sin embargo, la transformación se basa en la necesidad de un cambio cultural, que requiere la promoción de un entorno que valore la innovación, la experimentación y la adaptabilidad.
Estar abierto a nuevas ideas, aceptar los errores como parte del proceso de aprendizaje e incentivar un enfoque proactivo en la resolución de problemas son parte de la actitud de los líderes y colaboradores para que esta transformación ocurra.
Además, otros pasos pueden llevarse a cabo en secuencia para facilitar esta transformación. A continuación, te presentamos algunos:
- Mapear cuál es la propuesta de transformación
Ten en cuenta que los cambios no ocurrirán de un día para otro. Por lo tanto, realiza un mapeo de la empresa y observa qué áreas deben ser priorizadas en este proceso.
Haz uso de encuestas de opinión interna y externa, revisa los datos de las redes sociales y los accesos al sitio web. Toda esta información puede ser importante para implementar el cambio.
Si tienes dificultades para definir qué priorizar, un primer paso es apostar por la gestión digital de documentos. La tarea puede parecer simple o incluso insignificante para algunos, pero una vez que logras mejorar la organización, clasificar y segmentar los archivos según sus características, la rutina se vuelve más eficiente y productiva.
- Identificar las tendencias del mercado
Todos los días una nueva tecnología invade nuestra rutina personal, y para las empresas no es diferente. Por eso, es importante seguir de cerca las tendencias digitales que pueden influir directamente en su mercado.
Estar a la vanguardia de las expectativas del cliente y comprender las verdaderas necesidades del público es una gran ventaja competitiva. Y para ello, es necesario estudiar los nuevos conceptos y herramientas del momento, así como el comportamiento del consumidor. Después de todo, es él quien va a marcar el rumbo de tu viaje.
- Enfoque en el cliente
Independientemente del cambio, no olvides que también debe beneficiar al cliente. Cuestiona los beneficios que la transformación digital puede proporcionar al usuario, ya que está directamente relacionada con la experiencia del consumidor.
Para nosotros en Interact, por ejemplo, desarrollar un software significa trabajar con soluciones de UX, o Experiencia de Usuario. Es decir, queremos que, a través de la tecnología, el usuario sienta que el producto ha sido personalizado para satisfacer sus necesidades, proporcionando así satisfacción al cliente.
- Revisión de la cultura de la empresa
La transformación digital debe avanzar de la mano con los cambios culturales de la empresa. No sirve de nada tener los mejores softwares si el equipo no se siente motivado a formar parte del proceso; es necesario que todos abracen el cambio.
Considera la posibilidad de realizar capacitaciones con los distintos departamentos y tener un período de adaptación. Invierte en la capacitación de los equipos para esta nueva realidad.
- Explora automatizaciones
La automatización de procesos es una excelente estrategia para facilitar las tareas del día a día, obtener una comunicación más rápida e integrada entre los sectores, así como reducir el tiempo y los costos operativos.
También es un motivador para los equipos, ya que reduce el tiempo dedicado a actividades repetitivas y agotadoras, que ahora se puede utilizar para explorar mejor los conocimientos y habilidades de cada empleado.
Y si necesitas ayuda, cuenta con nosotros y con Interact Start, ideal para empresas que buscan dar los primeros pasos en la transformación digital.
Con él, puedes iniciar la gobernanza corporativa 4.0, gestionar riesgos, no conformidades, documentos y mucho más.
Autora:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing de Interact Solutions.
