La modelización de procesos no consiste únicamente en mapear procesos y actividades existentes para documentarlos, sino en comprenderlos y analizarlos de manera que puedan optimizar recursos, reducir desperdicios, satisfacer las demandas de los clientes e identificar actividades que pueden ser automatizadas.
Al considerar la definición del BPM CBOK, la modelización de procesos abarca el conjunto de procesos y habilidades que permiten a las personas entender, comunicar, medir y gestionar los componentes del proceso de negocio.
Esta práctica surgió en la década de 1960, pero se popularizó cuando las áreas y recursos de la tecnología de la información experimentaron una modernización.
¿Por qué utilizar esta metodología?
Si tu empresa ha sobrevivido hasta ahora sin BPM, es posible que te estés preguntando por qué se recomienda tanto. Sin embargo, es posible sobrevivir sin BPM, siempre y cuando tengas en cuenta que podrías estar desperdiciando tus recursos y obstaculizando el crecimiento de tu propio negocio.
Con procesos mapeados y modelados, los cuellos de botella y otros problemas pueden identificarse con mayor facilidad, lo que permite al equipo adoptar medidas esenciales para la corrección y el posterior registro de esos cambios.
Sin conocer los procesos de la organización, no es posible identificar posibilidades de automatización, un recurso que puede facilitar la rutina de los colaboradores, permitiéndoles realizar otras actividades que agreguen valor a su producto o servicio.
Y hablando de colaboradores, mejora la comunicación entre las personas que forman parte de la empresa, fomenta la visión compartida del proceso y ayuda en el desarrollo y entrenamiento de nuevos colaboradores.
¿Por dónde empezar?
Comienza estudiando sobre el tema; la lectura indispensable es el BPM CBOK, mencionado anteriormente, es la guía básica para la Gestión de Procesos o Negocios – Cuerpo Común de Conocimiento. En caso de que no haya profesionales capacitados en procesos en la empresa, una opción es recurrir a consultorías especializadas.
1) Defina el enfoque
Una vez hecho esto, defina el enfoque que se utilizará y que se adapte mejor a su realidad: top-down, middle-out o bottom-up. Esta decisión guiará todas las decisiones subsecuentes. Si aún no conoce los enfoques, no se preocupe, ya que el BPM CBOK explica el tema con gran detalle.
2) Recopilación de información
Reúna la mayor cantidad de información posible sobre las actividades y flujos de trabajo que se van a diseñar. Esta información se puede recopilar a través de entrevistas individuales, dinámicas de grupo, observación de la rutina o análisis de documentos ya existentes.
3) Diagramación de procesos
Después de recopilar la información, es el momento de diagramar los procesos. Es importante identificar y establecer algunas reglas, como el estándar de representación y un conjunto de símbolos para ilustrar la información. Por ejemplo, los círculos pueden identificar una interacción con otra área; los triángulos, interacciones con el cliente, entre otros.
4) Documentación y validación
Es el momento de documentar y compartir con los demás involucrados, para luego validar si lo identificado y diagramado está en línea con la realidad aplicada en la rutina. Recuerde guardar los documentos creados en un lugar donde todos puedan consultar cuando sea necesario; una opción más práctica es el almacenamiento en la nube.
Es importante que los procesos sean revisados periódicamente y, si es necesario, implementar mejoras de acuerdo con los cambios y también con las necesidades de los clientes.
El Ciclo PDCA puede ayudarte a evaluar las prácticas comerciales; este método de gestión se utiliza en todo el mundo y es la herramienta ideal para el control de la mejora continua de los procesos.
Consejo adicional:
¡Utiliza la herramienta Interact Flow para realizar la modelación de tus procesos!
La herramienta es totalmente gratuita, intuitiva y fácil de usar. Con ella, puedes optimizar todo lo que es importante en tu día a día, además de mejorar resultados.
Después de estructurar tus procesos, aún puedes realizar una evaluación de madurez según la gestión por procesos, basada en el modelo de Pedro Robledo.
Entre sus características destacadas, se encuentra la posibilidad de dibujar procesos desde cero y crear flujogramas. Después de modelar, también puedes descargar tus procesos.
Y, en caso de que encuentres dificultades con la plataforma, encontrarás videos explicativos en nuestro canal de YouTube.
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Autor:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing en Interact Solutions
