Un proyecto puede ser comparado a un emprendimiento temporal, ya que tiene un inicio y un fin determinados a través de un alcance definido y cuenta con recursos predefinidos. Otro factor que favorece esta comparación es que, normalmente, se llevan a cabo para crear un producto, servicio o generar un resultado, e incluso cambios en la empresa.
Y como todo emprendimiento, un proyecto también necesita gestión, principalmente para ayudar a los equipos a organizar, seguir y ejecutar las acciones del proyecto en sí a lo largo de su duración.
Gestionar proyectos también implica gestionar personas y acciones que involucren muchas áreas diferentes de la empresa, por lo tanto, se necesita mucha organización para mantener todo en orden.
Para facilitar la Gestión de Proyectos, surgieron tres principales metodologías para la Gestión de Proyectos, agrupando buenas prácticas y métodos que facilitan la gestión y optimizan el tiempo.
Tipos de Metodologías
– Predictivas: son aquellas que priorizan el control y la planificación del proyecto. También son consideradas metodologías clásicas o tradicionales, ya que fueron las primeras formas estructuradas de Gestión de Proyectos.
– Ágil: también conocida como adaptativa, se enfoca en el valor de la entrega. En estas metodologías, los proyectos se estructuran a lo largo de su ejecución, adaptándose a las necesidades presentadas en el camino.
– Híbrida: es la unión de los métodos predictivos y ágiles, para que haya un mayor detalle del proyecto, manteniéndolo siempre abierto a reevaluaciones constantes, priorizando una respuesta rápida a los cambios.
Métodos de Gestión de Proyectos
Existen numerosos métodos de Gestión de Proyectos, pero nos enfocaremos en algunos de los más conocidos y utilizados entre los profesionales del área.
Entre los métodos predictivos o tradicionales, encontramos el PMBOK. La sigla representa Project Management Body of Knowledge o Cuerpo de Conocimiento en Gerencia de Proyectos.
El PMBOK corresponde a la estandarización de las mejores prácticas en proyectos, como un certificado de calidad capaz de definir qué hacer para obtener mejores resultados. El material es compilado por el PMI (Project Management Institute) y se considera la base del conocimiento sobre la Gestión de Proyectos.
Otro método muy común entre las metodologías predictivas es el Cascada, que funciona a través de etapas secuenciales. Esto significa que una nueva etapa del proyecto solo puede iniciarse después de que la etapa anterior haya sido completamente concluida, siguiendo así una lógica de cascada.
Entre los métodos y herramientas ágiles, destacamos Kanban, Scrum y el Diagrama de Gantt.
Comenzando por Kanban, que también suele utilizarse en otras áreas para la gestión de equipos y tareas, ayuda a identificar de forma práctica las actividades clasificándolas como “Para Hacer”, “En Proceso”, “Finalizadas” y “En Aprobación”.
Su principal facilidad es la integración de las personas en un solo entorno, identificando responsables y el estado de las tareas con el objetivo de obtener mejores resultados.
Siguiendo esta línea, el Scrum divide los proyectos en partes denominadas Sprints, caracterizados por ciclos de 2 a 4 semanas de duración para entregar tareas y gestionar plazos. Para el alineamiento, se realizan reuniones diarias para el seguimiento del progreso del Sprint y la evaluación de las próximas etapas.
El Diagrama de Gantt, por su parte, es una forma visual de organizar el cronograma del proyecto a través de un diagrama, permitiendo controlar el flujo de trabajo. Funciona como una línea de tiempo, que muestra la información de forma rápida y práctica, haciendo que sea una de las más usadas en la Gestión de Proyectos.
¿Qué considerar al elegir la metodología/método?
A pesar de haber mencionado solo algunos, existen muchos otros que pueden incluso confundir a los profesionales del área al momento de elegir el más adecuado para gestionar sus proyectos.
Es importante tener un historial y tomar la decisión en conjunto con todos los integrantes del proyecto, identificando qué otros métodos funcionaron en experiencias anteriores o con cuáles ya tuvieron contacto.
También considere los requisitos del proyecto y las expectativas del cliente, ya que pueden existir factores que influyan en esta elección de metodologías, pudiendo adecuarse más a un tipo específico.
Otro factor importante a considerar son las metas organizacionales asociadas a los costos del proyecto, además de la estructura del equipo, ya sea virtual o física.
Y, por último, no es necesario elegir una única metodología o método. El equipo y los responsables del proyecto pueden reunir los elementos positivos de cada metodología de forma individual, creando un proceso que funcione para la realidad del equipo en cuestión.
Interact Suite SA para Gestión de Proyectos
El Interact Suite SA cuenta con un módulo exclusivo para la Gestión de Proyectos: SA Project Manager.
Este permite la planificación y el seguimiento de sus proyectos de acuerdo con cada fase de su ciclo de vida, permitiendo la supervisión de principio a fin de todas las etapas de gestión.
El módulo también posee aplicaciones y herramientas adicionales. Entre ellas se encuentran el Diagrama de Gantt, el SA Scrum y el Kanban, métodos mencionados a lo largo de este artículo.
Para hacerlo aún más completo, aplicaciones como la asignación de recursos, documentos, gestión de riesgos, informes de estado, monitoreo y reportes y análisis gerenciales también son posibles a lo largo de la gestión.
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Autora:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing de Interact Solutions.
