Kanban más allá de la Gestión de Proyectos

El Kanban, una metodología basada en filosofías de mejora continua, suele emplearse en la Gestión de Proyectos. Sin embargo, también puede ser utilizada en muchas otras áreas, como la gestión de equipos, desarrollo de software o nuevos productos, organización de finanzas, marketing, gestión de procesos e incluso en la gestión de actividades personales.

Su aplicación puede contribuir a equilibrar el trabajo del equipo, permitiendo identificar de manera realista la capacidad de cada miembro, detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo y establecer ciclos de retroalimentación.

Ante sus beneficios y posibilidades, ¿por qué limitar su uso solo a la Gestión de Proyectos?

Conceptos básicos del Kanban

Al igual que todas las metodologías ágiles, el Kanban se utiliza para la organización y tiene como objetivo principal optimizar el flujo de trabajo, promoviendo la eficiencia y la transparencia entre los equipos involucrados.

Para que este flujo de trabajo sea organizado y optimizado, utilizamos el tablero Kanban, una estructura visual que permite a los equipos identificar de forma simple y fácil en qué etapa se encuentra cada parte del trabajo.

Este tablero contiene 4 columnas: backlog, que se refiere a lo que necesita hacerse del producto o proyecto; por hacer, que incluye todas las tareas que aún no han comenzado; en progreso, para identificar las tareas que están en producción; y finalizado, donde se almacenan las tareas ya completadas.

En estas columnas se colocan las tarjetas con las actividades, identificando claramente al responsable, miembro del equipo, para que puedan mover libremente sus tarjetas entre las diferentes columnas.

Para que cada uno pueda integrarse en esta organización, es fundamental considerar sus pilares básicos, como el de comenzar siempre por lo que ya está en proceso, lograr que todos los miembros del equipo acuerden los cambios incrementales y progresivos en la metodología, respetar el proceso, las funciones y las responsabilidades, y fomentar actitudes de liderazgo en todos los niveles.

Principios de la metodologia

Al igual que con otros métodos y herramientas, es fundamental dominar sus principios para luego aplicar el Kanban en otras áreas de actuación, como los ejemplos mencionados al inicio de este artículo.

La versatilidad, sin duda, es el principio más básico para aplicar el Kanban en una organización. No es necesario desmantelar absolutamente todo; comience aplicando la metodología sobre lo que ya se realiza actualmente.

Aunque la propuesta sea la mejora continua, las cosas que ya funcionan pueden mantenerse.

Otro principio utilizado en la metodología es el fomento de la evolución constante, lo que permite impulsar cambios incrementales a lo largo de los procesos, alcanzando resultados tangibles.

Después de todo, los pequeños cambios son necesarios para la evolución, y esto contribuye a que el equipo se mantenga comprometido con la mejora continua de sus actividades y con las entregas de la empresa.

Ejemplos de usos en otras áreas

– Planificación de proyectos: este es el uso más común y conocido. Los equipos de planificación de gestión de proyectos utilizan el Kanban para gestionar las actividades relacionadas con un proyecto específico y la organización de su respectivo equipo.

– Desarrollo de productos: se puede emplear la metodología Kanban para hacer un seguimiento de todas las actividades involucradas en la creación de un nuevo producto o servicio de una empresa, especialmente para sincronizar las áreas de producción y marketing, por ejemplo.

– Seguimiento del flujo de ventas: los pequeños negocios pueden usar el Kanban para monitorear el proceso de ventas desde el inicio hasta la entrega y evaluación, facilitando la organización de la empresa.

– Gestión financiera: en este caso, los nombres de las columnas y tarjetas pueden adaptarse para identificar la categoría y el proceso de compra y venta de bienes o activos, además de operaciones de inversión.