Estamos más acostumbrados a la Oficina de Procesos y a la Oficina de Proyectos, sin embargo, aquí en Interact, añadimos la Oficina de Planificación y trabajamos un enfoque integrado de los tres, resultando en la solución Oficina de los 3P.
La integración de los tres tiene como objetivo principal unir la teoría y la práctica dentro de la organización.
Oficina de Procesos
La Oficina de Procesos es un elemento imprescindible en la Gestión por Procesos. Se trata de un comité o sector que será responsable de estructurar y garantizar el funcionamiento de los procesos en la empresa.
El área es responsable de conectar las directrices estratégicas y su operacionalización, a través de procesos, que no es más que la descripción de las actividades necesarias en el día a día para que la organización funcione.
Esta actividad puede ser desarrollada por una persona, sin embargo, considerando la cantidad de información y actividades a ser monitoreadas y evaluadas de forma constante, se aconseja que sea realizada por la Oficina de Procesos.
Además, esta oficina es responsable de difundir la cultura del BPM y fortalecer el sentido de pertenencia al modelo de gestión, de modo que todos sean capaces de comprender los objetivos finales de su trabajo.
Una Oficina de Procesos eficiente necesita ser multidisciplinaria, con colaboradores que posean experiencias y visiones diversas para construir un BPM innovador. Del mismo modo, necesita ser independiente, es decir, tener conexión y acceso directo a los líderes ejecutivos.
Y también debe tener una visión estratégica, con el fin de alinear los objetivos estratégicos a los procesos en todas las etapas.
Como esta estará en evaluación constante, podrá resultar en modificaciones de todos los tamaños, tanto a nivel de empresa como a nivel de procesos. Para ello, es imprescindible un enfoque integrado con la Gestión de Proyectos.
Oficina de Proyectos
La Oficina de Gestión de Proyectos, como su nombre lo indica, es responsable de la Gestión de Proyectos de la empresa.
Al igual que la Oficina de Procesos, la función de la Oficina de Proyectos es estandarizar los procesos relacionados con los proyectos, brindar orientación, garantizar la correcta asignación de los recursos y supervisar su progreso.
Durante la supervisión de los proyectos de la empresa, la oficina es responsable de monitorear los avances y garantizar que estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Además, será responsable de la gestión de recursos y la asignación de costos, personas o incluso equipos.
Cuando los proyectos resulten en nuevos procesos, es necesario considerar también la estandarización según la orientación ya utilizada por la organización. Es necesario establecer directrices y prácticas comunes, garantizando la consistencia en la documentación generada a partir de los proyectos.
Y, al igual que en la Gestión por Procesos, la Gestión de Proyectos necesita estar alineada con la Planificación Estratégica de la empresa, dedicándose al desarrollo de estrategias de gestión de ambos, alinear los procesos y proyectos con los objetivos estratégicos y definir estándares y prioridades.
Por este y otros motivos, se optó por un enfoque integrado entre las dos oficinas, incluyendo aún una tercera, relacionada con la planificación. Alineando los tres pilares centrales de la gobernanza corporativa de una empresa, con el objetivo de una gestión estratégica eficiente.
Planificación
La Planificación Estratégica de la organización puede basarse en numerosas metodologías para su construcción, sin embargo, aquí en Interact utilizamos el BSC (Balanced Scorecard).
Se trata de la base de cualquier negocio, capaz de determinar sus objetivos y estrategias, centrado en el propósito organizacional, integrando todas las partes de la planificación en un único modelo.
Para iniciar un negocio es necesario tener una planificación y, a lo largo de los años, esta debe ser revisada para asegurarse de que las expectativas siguen alineadas con la realidad. Es necesario saber a dónde se quiere llegar, cómo llegar y qué evaluar para saber si el plan de acción está funcionando.
La revisión debe hacerse periódicamente para proponer nuevos desafíos. Después de todo, ¿qué hacer cuando la empresa ya ha alcanzado sus objetivos? Si los objetivos de esta fase de la planificación ya se han concretado, es hora de identificar qué más se puede hacer.
La planificación guiará las acciones de todas las áreas de la organización, principalmente la Oficina de Procesos y la Oficina de Proyectos. Por lo tanto, el enfoque integrado entre estas tres áreas es imprescindible para una gestión eficaz.
¿Cómo implementar este enfoque integrado?
Interact Suite SA tiene una solución que facilita este enfoque integrado, uniendo módulos capaces de gestionar la Oficina de Procesos, la Oficina de Proyectos y la Planificación Estratégica en un único software.
Además, la solución permite la automatización de estas oficinas para viabilizar el alineamiento de la estrategia con la operación de la empresa. El software también permite alinear los mapas estratégicos con las demás perspectivas del negocio a través de un sistema de comunicación automático.
Entre las principales características, destacamos la funcionalidad de seguimiento optimizado de la ejecución y los resultados de los procesos, así como la gestión de todas las etapas de los proyectos, integrando a las partes involucradas.
Y, para facilitar su uso, sus estándares están en conformidad con las principales directrices, como BPM CBOK, PMBOK, GPD y BSC.
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Autora:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing de Interact Solutions.
