Evaluar sus prácticas de negocios es esencial para cualquier persona que quiera destacarse en el mercado. Las empresas deben buscar la eficacia operativa, motivar a los colaboradores y aumentar su competitividad. El desafío es aún más significativo en la globalización tardía del hemisferio sur.
Una de las principales técnicas de mejora continua es el Ciclo PDCA, un método de gestión mundial. La herramienta es ideal para controlar y mejorar continuamente los procesos, y el acrónimo revela cuatro pasos específicos:
- Plan (Planificar)
- Do (Hacer)
- Check (Controlar)
- Act (Actuar)
El objetivo del Ciclo PDCA es comprender, por un lado, cómo surge un fallo y, por otro lado, cómo se puede solucionar. Cuando se identifica una oportunidad de mejora, es posible definir acciones para promover cambios.
Por lo tanto, desde el PDCA es posible extraer soluciones a problemas y ayudar en la ejecución de la planificación estratégica. Es ampliamente utilizado en la gestión de la calidad, pero se puede aplicar fácilmente en cualquier área organizacional.
Este artículo desentrañará el Ciclo PDCA y sus cuatro etapas.
Plan (Planificar)
En este primer paso del ciclo, trabajamos en tres niveles:
- Identificación de factores que inciden en el problema
- Cuáles son las causas del problema
- Qué objetivos y metas quieres alcanzar
El primer paso es investigar la situación actual de su organización. A partir de esta visión general, comprender en profundidad la naturaleza del problema a resolver. Con esto, identificar posibles soluciones.
Y es aquí donde nace el Plan de Acción que da título a la etapa.
Consejo: una herramienta útil en este paso es el 5W2H.
Cómo planificar el ciclo PDCA
La etapa de planificación del Ciclo PDCA se divide en 4 fases:
1. Identificación del problema (macro)
Con el equipo, identifique el problema o oportunidad de mejora en su organización.
Acciones indicadas:
- Busca en tu historial
- Ver las pérdidas causadas
- Fijar un plazo para resolver
Insumos: para tener una visión más objetiva, utilice informes, datos, gráficos y fotografías.
Tip: con los insumos en la mano, la lluvia de ideas es una buena herramienta para este paso.
2. Desentrañar el problema (micro)
Este puede ser el paso que consume más tiempo en el Ciclo PDCA.
En esta etapa, el problema debe ser desentrañado en profundidad. Acciones indicadas:
- Identificar las características del problema
- Describir cómo y dónde sucede
- Qué áreas o funciones están involucradas
Tip: una herramienta que se usa con frecuencia en esta etapa es el análisis de Pareto.
Cuando se completen estas acciones, será posible:
- Estimar un presupuesto necesario para resolver el problema
- Definir el objetivo de mejora y la meta a alcanzar
Separamos un video para que entiendas la importancia y la forma más poderosa de establecer metas. El siguiente video muestra un extracto de una entrevista en portugués con Vicente Falconi, quien trajo la metodología del ciclo PDCA a Brasil.
3. Análisis de problemas
Este paso es consecuencia del anterior. Aquí se plantea la hipótesis del problema hasta llegar a la causa raíz. En función de los datos recopilados, tenga en cuenta estas acciones:
- Identificar sus diversas causas
- Ordenarlas por orden de importancia
- Seleccionar causas probables o improbables
Tip: Para ayudar en este paso, se utilizan el diagrama de Ishikawa o las herramientas de los 5 porqués.
4. Plan de acción
Uno de los pasos más esenciales de la primera fase es el tiempo para planificar. Brevemente, aquí definirá qué acciones se tomarán para resolver el problema.
Se pueden utilizar herramientas como 5W2H o Plan de Acción para guiar el desarrollo de la etapa. Acciones sugeridas:
- Describir clara y objetivamente lo que hay que hacer
- Definir quién será el responsable
- Establecer fechas de finalización para cada tarea
Do (ejecutar)
Es hora de hacer que suceda, de poner en práctica la ejecución de las acciones planificadas y registrar todos los resultados – sean buenos o malos.
Aquí hay cinco pasos que pueden ayudarlo a organizar mejor esta etapa:
- Formar los implicados en el método
- Implementar las mejoras
- Recopilar datos que tengan sentido
- Medir el progreso de la ejecución
- Documentar los resultados obtenidos, los problemas, las observaciones inesperadas, las lecciones aprendidas y los conocimientos adquiridos
Asegúrese de que no haya desviaciones del Plan de Acción. Si es imposible ejecutar lo planeado, regrese al primer paso (Plan) para analizar las razones.
El paso Do (Ejecutar) del Ciclo PDCA es una fase de prueba. ¿La razón? Bueno, es hora de verificar lo que está funcionando y necesita ser ajustado en la planificación.
Check (Controlar)
En esta etapa se verifica el avance de la planificación y las acciones realizadas. Además, se realiza un análisis de los resultados obtenidos hasta el momento con los cambios realizados.
Debe hacerse sólo al final de las acciones. ¿Tiene sentido comprobar lo que aún no ha terminado? Una alternativa sería desarrollar el control en el primer paso del Plan de Acción.
Es vital en este punto comparar el antes y el después. Además, evalúe si esta mejora se logró con éxito. Si los resultados no cumplen con las expectativas, se recomienda volver a la fase inicial de PDCA.
Tip: Para el análisis y verificación de resultados, existen varias herramientas relevantes:
- Diagrama de Pareto
- Histogramas
- Gráficos de ejecución
- Gráficos de dispersión
- gráficos de control
- Gráficos de radar
Act (Actuar)
El último paso del Ciclo PDCA es reflexionar sobre los errores y el camino a seguir de ahora en adelante. En concreto, hay dos posibilidades:
1. Estandarizar la mejora
Si se ha logrado el objetivo propuesto, estandariza la mejora. Para su mantenimiento es fundamental establecer un mecanismo de medición y seguimiento. Además, los involucrados en el cambio deben ser capacitados y educados.
Tip: para monitorear el rendimiento, confíe en herramientas como los gráficos de ejecución o de control.
2. Adaptar la mejora
Si el objetivo no se ha alcanzado o puede ser más satisfactorio, se puede reiniciar el Ciclo PDCA.
Acciones sugeridas:
- Revisar las soluciones enumeradas la primera vez
- Vuelver a analizar la causa raíz del problema con diferentes datos
- Repensar la metodología de trabajo
No hay secreto; la salida aquí es adaptar o rehacer el plan de acción.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el ciclo PDCA?
Sencillo y resolutivo. El ciclo PDCA se considera uno de los métodos más populares entre los enfoques de gestión de la calidad. Los beneficios de utilizar esta metodología son varios:
- Facilita la toma de decisiones
- Estimula el trabajo en equipo
- Promueve la mejora continua y el aprendizaje
- Diagnóstico preciso de procesos
- Estandarización de métodos
- Procesos más ágiles, precisos y objetivos
- Comunicacion mejorada
Un equipo comprometido con métodos, procesos y objetivos bien definidos es la clave para el crecimiento de los resultados, ligado a una buena gestión. Mira este debate en Brasil, en el que Falconi explica los conceptos de una buena gestión en una conversación mediada por la periodista María Cristina Poli.
Conclusión
¿Quieres mejores resultados? Entonces la mejora continua debe ser una directriz en su empresa. Con la ayuda del Ciclo PDCA, se convierte en un proceso de cultura organizacional.
El PDCA es un enfoque cíclico. Por lo tanto, su aplicación continúa después de cada uso. Por cierto, se debe aplicar tantas veces como sea necesario. La búsqueda de la mejora nunca termina.
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Referencia:
Guía práctica de calidad de Interact
Autores
Aline Betinelli
Publicitaria. Analista de Comunicación y Marketing en Interact Solutions.
Vinícius Flôres
Periodista, Doctor en Comunicación y entusiasta de martech. Supervisor de Comunicación y Marketing en Interact Solutions.
