Ya no es noticia que para mantenerse competitivo en el mercado es necesario implementar buenas estrategias y contar con un equipo comprometido. Y no es de extrañar que escuchemos cada vez más sobre el uso de la tecnología para ayudar a organizar personas y tareas. Hoy en día las herramientas de gestión de proyectos ya forman parte de la rutina de muchos y aportan innumerables ventajas a quienes las utilizan. Hemos enumerado 9 para usted.
Pero espera… ¿qué es la gestión de proyectos?
En primer lugar, debemos explicar qué es la gestión de proyectos.
Es el conjunto de herramientas, técnicas, habilidades y conocimientos utilizados para planificar y monitorear acciones. Básicamente, es lo que hace que los proyectos sucedan, de manera eficiente y con calidad.
Esto se debe a que sus herramientas ayudan a los involucrados a visualizar más fácilmente las etapas en las que se encuentra una acción y el plazo de finalización que tiene.
¿El resultado? Sin duda es el éxito en la ejecución de las tareas y la minimización de riesgos. Todo está más organizado para los involucrados.
Pero tenga cuidado de no confundir la gestión de proyectos con la gestión de procesos. En el primero, las acciones tienen un principio, un medio y un final. Es decir, tiene un objetivo bien definido, como la construcción de un edificio, por ejemplo. Al terminar, el ciclo finaliza.
En los procesos, el trabajo es continuo. Comienzas una etapa ahora y permanecerá a largo plazo o sin parar, recibiendo actualizaciones sobre lo que se puede mejorar. Como ejemplo podemos mencionar el proceso de venta, el cual tiene un patrón cíclico que se renueva.
Ahora, vamos a las 9 ventajas de la gestión de proyectos:
- Mejor control de todo
A través de la gestión de proyectos, es posible centralizar todas las etapas y personas involucradas en un solo lugar, especialmente cuando se utiliza un software como SA Project Manager, al que se puede acceder desde cualquier lugar. Es posible que los empleados remotos y presenciales puedan alinearse para ejecutar sus demandas con excelencia, sin generar preocupaciones para la empresa. - Planes claros y organizados.
Todo se puede mapear, desde quién realiza una determinada tarea, hasta el tiempo de entrega, el tiempo de ejecución, el método de entrega y la satisfacción del cliente. ¿Retrasaste algo? ¿Necesitas revisar procesos? Visualice claramente su cartera de pedidos y reorganice las fechas. ¿Tiene un ajuste de última hora que debe priorizarse? No hay problema, todo está bajo tu control. - El tiempo de entrega
Cuando no hay un cronograma, aumentan las posibilidades de que un proyecto se retrase. Incluso para aquellas actividades que tienen un plazo más largo para su realización, ya que cuando no se tiene un registro de todos los pasos, se puede olvidar o dejar algo. - Decisiones más ágiles y asertivas
Además de los temas anteriores, podemos decir que la gestión de proyectos permite una toma de decisiones más rápida. Al visualizar claramente una determinada situación y sus etapas, es más fácil tomar cualquier tipo de decisión, incluso la gestión de proyectos ayuda a diseñar un plan B cuando ocurren imprevistos. - Reducción de fallas
Es posible notar que alguna actividad no está funcionando bien incluso antes de que ocurra un error grave. Al identificarlo y solucionarlo a tiempo, el margen de error se reduce considerablemente. - Visión estratégica
Toda toma de decisiones se basará en la consecución del objetivo definido y la visión de futuro. - Ahorro de recursos
Es mucho más fácil reducir los gastos cuando los controlas. Al registrar todas las entradas y salidas financieras, es posible redirigir los recursos restantes a otras áreas. - Mayor satisfacción del cliente
Sin duda, esta es una de las ventajas más importantes para su negocio. Al fin y al cabo, el cliente es quien determinará el rumbo que tomará tu empresa. Cuanto mejor sea la calidad del producto o servicio, el servicio y el tiempo de entrega, mayores serán las posibilidades de que el consumidor vuelva a hacer negocios con la empresa. - Aumento de ganancias
La suma de clientes satisfechos con menos fallas en los procesos da como resultado mayores ventas. En consecuencia, mayores beneficios para la empresa. El cálculo puede parecer una obviedad, pero aun así, muchas empresas e instituciones prefieren no realizar la gestión de proyectos, ya que lo entienden como un “paso aburrido” más a la rutina.
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Supervisar, de principio a fin, cada paso del alcance de la gestión del proyecto.
