Para algunos, las auditorías son muy temidas; sin embargo, son imprescindibles en una empresa y deben ser vistas como una forma de asegurarse de que todo esté funcionando como debería.
Aunque analizan en profundidad las prácticas y procesos de una organización, las auditorías son muy positivas y deben ser consideradas una oportunidad para mejorar aún más.
Las auditorías pueden realizarse en dos formatos: internas o externas. Además, sus objetivos pueden ser muy variados, como verificar la regularidad y eficiencia de la gestión; obtener información sobre la situación financiera; prevenir fraudes; mejorar la seguridad jurídica operativa; y aumentar la confianza de empleados, proveedores, inversores, socios, clientes, entre otros.
Y, contrariamente a lo que se piensa, las auditorías también pueden llevarse a cabo cuando todo está funcionando correctamente, asegurando así los estándares preestablecidos por la planificación a largo plazo.
Para garantizar que esta práctica no caiga en el olvido debido al buen funcionamiento de los procesos y de la gestión en sí, lo ideal es crear un cronograma de auditorías periódicas, reforzando la dedicación diaria de los colaboradores y los altos estándares establecidos para su correcto desarrollo.
Cabe destacar que incluir esta práctica en la Cultura Organizacional de una empresa es la manera más eficaz de convertirla en un proceso periódico y de involucrar a los colaboradores, ya que transmite un mensaje claro sobre los objetivos y los puntos que deben analizarse.
Usos de las auditorías
Las auditorías pueden utilizarse como herramientas para la mejora continua de los procesos organizacionales, proporcionando una visión detallada de las optimizaciones que deben realizarse, así como de las operaciones que pueden refinarse para elevar los estándares de las entregas.
Las auditorías de calidad, por ejemplo, contribuyen a garantizar que la organización cumpla con las normativas y regulaciones aplicables, como es el caso de las normas ISO. Las auditorías pueden aplicarse de forma preparatoria para la certificación, alineando mejor los procesos antes de la auditoría oficial de certificación.
Otro aspecto que puede considerarse es el de las entregas y la satisfacción del cliente, ya que permiten identificar y corregir fallos. De este modo, las entregas finales se vuelven más consistentes, y la relación entre la marca y el cliente se fortalece, generando mayor confianza.
Prepárese para una auditoría
La empresa necesita prepararse tanto para recibir la auditoría como para llevarla a cabo, especialmente si es la primera vez. Después de todo, de ella pueden surgir necesidades de cambios y mejoras.
Los planes de acción pueden ser de gran ayuda para organizar las etapas que deben realizarse, alineando el trabajo diario de la empresa con las actividades establecidas por la auditoría, mapeando las áreas, los plazos y los colaboradores involucrados.
Si tiene dudas al seleccionar las áreas participantes, considere el objetivo de la auditoría y los procesos que serán auditados. De esta manera, será mucho más fácil identificar las áreas que deben incluirse.
Como habrá notado, hablamos de procesos relacionados con los objetivos. Por lo tanto, se entiende que la estandarización de procesos es el primer paso, incluso antes de la auditoría en sí. Sin procesos alineados, no es posible identificar dónde comienza y dónde termina un proceso, lo que dificulta aún más la organización de la auditoría.
Otra etapa importante es la reunión de alineación, en la cual se debe proporcionar más información al equipo que participará en la auditoría, tanto a las personas que la ejecutarán como a quienes serán auditadas.
Un consejo para los auditores es construir conjuntamente un checklist de actividades, asegurándose de que en el planeamiento y en la ejecución se incluyan todos los elementos necesarios.
Finalmente, después de realizar la auditoría, el trabajo no termina. Es necesaria la revisión y la elaboración del informe final, señalando los puntos positivos y aquellos que requieren mejoras.
Desafíos reales
El primer y principal desafío es la falta de una cultura organizacional alineada, que permita a todos los colaboradores comprender la importancia de las auditorías y el impacto de las actividades realizadas en el día a día en los resultados de estas.
Esta carencia se refleja directamente en la falta de control sobre los procesos, lo que puede perjudicar la integración dentro de la estructura del Sistema de Gestión y en la información general de la organización.
A su vez, esto impacta directamente en el control y la actualización de la documentación necesaria, tanto la regulatoria como la utilizada en las rutinas diarias.
Además, la falta de compromiso y participación de los colaboradores resulta en la discontinuidad de los planes de acción, los cuales son elaborados tras el informe final de la auditoría con el propósito de resolver las no conformidades identificadas.
Interact Suite SA optimiza el proceso de auditoria
A lo largo de este artículo hemos visto que el proceso de auditoría en una empresa requiere una serie de organizaciones y requisitos previos, tanto para realizar la auditoría en sí como para mantener en el día a día las mejoras aplicadas.
Para simplificar todo este proceso, es imprescindible contar con un software que optimice los procesos y perfeccione los controles, como lo hace el Interact Suite SA.
Entre los módulos disponibles, el SA Audit Manager está enfocado en auditorías, ofreciendo soluciones específicas para la gestión de auditorías y totalmente alineado con los requisitos de la norma ISO 19011, aplicada a sistemas de gestión de calidad y medioambiente.
Con este módulo, la gestión se vuelve más segura, transparente y competitiva, alineándose con las mejores prácticas del mercado.
Entre sus principales funcionalidades destacamos: Planificación de auditorías, Checklists personalizados, Workflow para el seguimiento del progreso, Cronograma de ejecución, Informes automatizados, Monitoreo y control de no conformidades.
Además, para mayor comodidad, el módulo está disponible en su versión móvil, lo que permite responder auditorías sin conexión, evaluar elementos de los checklists, agregar hallazgos y recibir notificaciones en tiempo real.
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