No importa cuánto tiempo lleves trabajando con BPM, siempre surgirán dudas en sus etapas, especialmente en la etapa de modelación de procesos.
La modelación es una forma de representación gráfica de cómo funcionan las actividades y el negocio en sí. Es considerada la etapa crucial de todo el ciclo del BPM, ya que, si no se desarrolla con éxito, impactará en las demás etapas y también en las actividades rutinarias.
La mayoría de los artículos y contenidos que encontramos sobre el tema nos describen exactamente qué hacer para concluir la modelación de procesos de manera efectiva; sin embargo, también es necesario considerar lo que no se debe hacer o lo que se debe evitar.
Principales errores en la etapa de Modelación de Procesos
1 – No conocer el proceso
¿Qué sabes sobre el proceso que será modelado? ¿Qué tan bien lo conoces y entiendes su objetivo?
Todos los procesos de la organización necesitan estar alineados con los objetivos de la planificación estratégica, de lo contrario, son innecesarios y deben ser reevaluados o incluso eliminados.
Las personas que están involucradas en la actividad también necesitan entender con claridad su objetivo, así el responsable de la modelación será capaz de transmitirlo a través de esta etapa.
2 – No conocer la empresa
No conocer la empresa a fondo o su Cadena de Valor limita la visión del todo que, consecuentemente, se refleja en la modelación de procesos.
La Cadena de Valor diferencia los procesos de negocio, apoyo y gestión, mostrando también los límites entre las relaciones entre ellos.
Sin este contexto, el proceso modelado no podrá reflejar la realidad del día a día.
3 – No definir límites
Ya que mencionamos los límites en el punto anterior, recordamos también que todo el proceso necesita tener inicio y fin predefinidos, así como las fronteras entre actividades de otras áreas, evitando que se convierta en un proceso extenso y confuso.
Con esto, los diagramas modelados presentarán un alcance completo y definido, evitando redundancia entre procesos de la misma empresa.
4 – Confundir el Should Be con el As-Is
Para recapitular, el As-Is es la descripción del estado actual de un proceso de negocio antes de cualquier intervención de mejora. Mientras que el Should Be expresa cómo el proceso debería ser ejecutado, considerando sugerencias y optimizaciones.
Entonces, en la etapa inicial lo correcto es modelar el As-Is, de lo contrario no será acertado y no pasará la etapa de validación.
5 – Falta de involucramiento del equipo
La falta de compromiso del equipo involucrado y también de las lideranzas es un punto crucial para el éxito de la modelación de procesos.
Después de todo, los cambios solo son posibles cuando todos los participantes entienden y comparten esta necesidad y las modificaciones propuestas.
Recuerda adoptar una comunicación clara y eficiente entre los equipos, destacando la importancia de las etapas y de los procesos para su día a día y para la organización en su conjunto.
Consejo Extra
Además de aprender de los errores, te ofrecemos un consejo extra: elige la tecnología de BPM más adecuada para las necesidades de tu empresa.
Considera sus especificaciones, capacidades y también revisa las tendencias del mercado, evaluando si la tecnología elegida podrá ser utilizada a largo plazo.
Si ya utilizas otros softwares, verifica si hay compatibilidad con la nueva tecnología y la posibilidad de sincronizaciones.
Interact, por ejemplo, cuenta con una BPMS capaz de mapear, optimizar y automatizar la ejecución y los resultados de los procesos del negocio. Entre las aplicaciones que facilitan la Gestión por Procesos, el SA Process Manager cuenta con un repositorio de procesos, BPI y análisis de procesos, informes, automatizaciones, gestión de errores, mapa de calor, simulación de procesos, entre otros.
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Autora:
Bianca Wermann
Periodista, Analista de Comunicación y Marketing de Interact Solutions.
