Estamos mais habituados com o Escritório de Processos e o Escritório de Projetos, porém, aqui na Interact, acrescentamos o Escritório de Planejamento e trabalhamos uma abordagem integrada dos três, resultando na solução Escritório 3P’s.
A integração dos três tem como principal objetivo unir a teoria e a prática dentro da organização.
Escritório de Processos
O Escritório de Processos é um elemento imprescindível no Gerenciamento por Processos, trata-se de um comitê ou setor que será responsável por estruturar e garantir o funcionamento dos processos na empresa.
A área é responsável por conectar as diretrizes estratégicas e sua operacionalização, através de processos, que nada mais é que a descrição das atividades necessárias no dia a dia para que a organização funcione.
Essa atividade pode ser desenvolvida por uma pessoa, porém considerando a quantidade de informações e atividades a serem monitoradas e avaliadas de forma constante, aconselha-se que seja feita pelo Escritório de Processos.
Além disso, este escritório é responsável por disseminar a cultura do BPM e fortalecer o senso de pertencimento ao modelo de gestão, assim todos serão capazes de compreender os objetivos finais de seu trabalho.
Um Escritório de Processos eficiente precisa ser multidisciplinar, com colaboradores que possuam experiências e visões diversas para construir um BPM inovador. Da mesma forma, precisa ser independente, ou seja, ter ligação e acesso direto aos líderes executivos.
E, também deve ter uma visão estratégica, com o intuito de alinhar os objetivos estratégicos aos processos em todas as etapas.
Como este estará em avaliação constante, poderá resultar em modificações de todos os tamanhos, tanto a nível de empresa quanto a nível de processos. Para isso, é imprescindível uma abordagem integrada com a Gestão de Projetos.
Escritório de Projetos
O Escritório de Gerenciamento de Projetos, como o próprio nome diz, é responsável pela Gestão de Projetos da empresa.
Assim como o Escritório de Processos, a função do Escritório de Projetos é padronizar os processos relacionados aos projetos, prestar orientação, garantir a alocação correta dos recursos e acompanhar o progresso dos mesmos.
Durante a supervisão de projetos da empresa, o escritório é responsável por monitorar os avanços e garantir que estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. Além disso, ficará responsável pela gestão de recursos e a alocação de custos, pessoas ou até equipamentos.
Quando os projetos resultarem em novos processos, é preciso considerar também a padronização diante da orientação já utilizada pela organização. É preciso estabelecer diretrizes e práticas comuns, ainda garantindo a consistência na documentação gerada a partir dos projetos.
E, assim como na Gestão por Processos, a Gestão de Projetos precisa estar alinhada ao Planejamento Estratégico da empresa, dedicando-se ao desenvolvimento de estratégias de gerenciamento de ambos, alinhamento dos processos e projetos aos objetivos estratégicos e a definição de padrões e prioridades.
Por esse e outros motivos, optou-se por uma abordagem integrada entre os dois escritórios, incluindo ainda um terceiro, relacionado ao planejamento. Alinhando os três pilares centrais da governança corporativa de uma empresa, visando a gestão estratégica eficiente.
Planejamento
O Planejamento Estratégico da organização pode se basear em inúmeras metodologias para sua construção, porém, aqui na Interact utilizamos o BSC.
Trata-se da base de qualquer negócio, capaz de determinar seus objetivos e estratégias, focado no propósito organizacional, integrando todas as partes do planejamento em um único modelo.
Para começar um negócio é preciso ter um planejamento e, ao longo dos anos, precisa ser revisado para se certificar que as expectativas ainda estão alinhadas à realidade. É preciso saber onde se quer chegar, como chegar e o que avaliar para saber se o plano de ação está funcionando.
A revisão deve ser feita periodicamente para propor novos desafios, afinal, o que fazer quando a empresa já chegou onde almejava? Se os objetivos desta fase do planejamento já foram concretizados, está na hora de identificar o que mais pode ser feito.
O planejamento irá nortear as ações de todas as áreas da organização, principalmente o Escritório de Processos e o Escritório de Projetos. Logo, a abordagem integrada entre essas três áreas é imprescindível para uma gestão eficaz.
Como fazer essa abordagem integrada?
O Interact Suite SA possui uma solução que facilita essa abordagem integrada, unindo módulos capazes de fazer a gestão do Escritório de Processos, Escritório de Projetos e do Planejamento Estratégico em um único software.
Além disso, a solução permite a automatização destes escritórios para viabilizar o alinhamento da estratégia com a operação da empresa. O software também permite o alinhamento de mapas estratégicos às demais perspectivas do negócio, através de um sistema de comunicação automático.
Entre as principais características, destacamos a funcionalidade de acompanhamento otimizado da execução e resultados dos processos bem como o gerenciamento de todas as etapas dos projetos integrando as partes envolvidas.
E, para facilitar sua utilização, seus padrões estão em conformidade com as principais diretrizes, como o BPM CBOK, PM BOK, GPD e BSC.
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Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions.
