Para alguns, as auditorias são muito temidas, porém, são imprescindíveis em uma empresa e devem ser encaradas como uma forma de se certificar que está tudo funcionando como deveria.
Apesar de irem a fundo nas práticas e processos de uma organização, elas são muito positivas e devem ser vistas como uma oportunidade de melhorar ainda mais!
Auditorias podem ser realizadas em dois formatos: internas ou externas. Além disso, seus objetivos podem ser bem variados, como verificar a regularidade e eficiência da gestão; obter informações sobre a situação financeira, prevenir fraudes, melhorar a segurança jurídica operacional, aumentar a confiança de funcionários, fornecedores, investidores, parceiros, clientes e entre outros.
E, ao contrário do que se pensa, auditorias também podem ser realizadas quando está tudo correndo bem, garantindo assim os padrões pré-estabelecidos pelo planejamento a longo prazo.
Para garantir que essa prática não caia no esquecimento por conta do bom funcionamento de processos e da gestão em si, o ideal é criar um cronograma de auditorias periódicas, reforçando a dedicação diária dos colaboradores e também os altos padrões estabelecidos para seu bom andamento.
Lembrando que incluir a prática na Cultura Organizacional de uma empresa é a forma mais eficaz de torna-la periódica e também de engajar os colaboradores, pois transmite uma mensagem clara diante de seus objetivos e pontos a serem analisados.
Utilizações das auditorias
As auditorias podem ser utilizadas como ferramentas de melhoria contínua de processos organizacionais, proporcionando uma visão detalhada das otimizações a serem realizadas bem como das operações que podem ser refinadas para elevar os padrões das entregas.
Auditorias de qualidade, por exemplo, contribuem para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações e normas aplicadas, como é o caso das normas ISO. As auditorias podem ser aplicadas de forma preparatória para a certificação, para deixar os processos mais alinhados para auditoria oficial de certificação.
Outro aspecto que pode ser considerado é as entregas e a satisfação do cliente, pois identifica e permite a correção de falhas, assim as entregas finais tornam-se consistentes e o relacionamento entre a marca e o cliente mais confiável.
Prepare-se uma auditoria
A empresa precisa se preparar tanto para receber a auditoria quanto para aplica-la, principalmente se for a primeira vez. Afinal, dela podem resultar necessidades de mudanças e melhorias.
Os planos de ações podem contribuir na organização das etapas que devem ser realizadas, alinhando o trabalho diário da empresa com o trabalho estabelecido pela auditoria, mapeando as áreas, prazos e colaboradores envolvidos.
Caso tenha dúvidas ao selecionar as áreas participantes, considere o objetivo da auditoria e os processos a serem auditados, assim ficará muito mais fácil identificar as áreas que serão selecionadas.
E, como deve ter percebido, falamos dos processos relacionados aos objetivos. Logo, entende-se que a padronização de processos é o primeiro passo, antecedendo inclusive a auditoria em si. Sem os processos alinhados não é possível identificar onde um processo inicia e onde termina, dificultando ainda mais a etapa de organização da auditoria.
Outra etapa importante é a reunião de alinhamento para passar mais informações para a equipe que participará da auditoria, tanto as pessoas que irão executa-la quanto as pessoas que serão auditadas.
Uma dica para auditores é construir de forma conjunta um checklist de atividades para que no planejamento e na execução sejam contemplados todos os itens necessários.
E, após a auditoria na prática, o trabalho ainda não acabou. É necessária a revisão e a montagem do relatório final, indicando pontos positivos e pontos que necessitam melhorias.
Desafios reais
O primeiro e principal desafio é a falta uma cultura organizacional alinhada, para que todos os colaboradores compreendam a sua importância e das atividades realizadas no dia a dia para o resultado da auditoria.
Essa falta reflete diretamente na falta de controle de processos, capaz de prejudicar a integração na estrutura do Sistema de Gestão e nas informações de forma geral.
Que, por sua vez, impacta diretamente no controle e atualização da documentação necessária, tanto as regulatórias quanto os utilizados na rotina.
Além disso, a falta de engajamento resulta na descontinuidade dos planos de ação, elaborados após o relatório final da auditoria com o intuito de resolver as não conformidades elencadas.
Interact Suite SA otimiza o processo de auditoria
Ao longo deste artigo percebemos que o processo de auditoria em uma empresa requer uma série de organizações e pré-requisitos, tanto realizar a auditoria em si quanto das atividades no dia a dia para manter as melhorias aplicadas.
Para facilitar tudo isso, é imprescindível contar com um software capaz de otimizar os processos e aperfeiçoar os controles, como é o caso do Interact Suite SA.
Entre os módulos disponíveis, o SA Audit Manager é focado em auditorias, oferecendo soluções para gestão de auditorias e totalmente alinhado aos requisitos da ISO 19011, para sistemas de gestão da qualidade e ambiental.
Com ele, a gestão fica mais segura, transparente e competitiva com as boas práticas de mercado.
Entre suas principais aplicações, destacamos o planejamento de auditorias, checklists, workflow para acompanhar o andamento, cronograma de execução, relatórios automatizados, monitoramento e controle de não conformidades.
Para facilitar ainda mais, o módulo está disponível na versão mobile, para que você possa responder auditorias offline, avaliar itens de checklists, adicionar constatações e ainda receber notificações.
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