Uma decisão é uma escolha entre diferentes opções ou possibilidades que são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades. Mas se não temos o principal produto, ou seja, a informação de maneira oportuna e disponível, nada será possível. Muitos diretores e gestores não chegam a uma solução real dentro das empresas porque não sabem, primeiro: identificar o “problema-causa”, sempre focam nos “problemas-efeito”.
Para auxiliar nesse processo e apontar para soluções efetivas, precisamos de tecnologia da informação.
Em qualquer caso, devemos considerar:
problema = oportunidade de melhoria
problemática = processo
Mas, para simplificar o entendimento, chamaremos o Processo de Projeto sob o foco “Problema-Solução”.
Para tomar decisões efetivas, recomendo seguir um processo: metodologia base do Seis Sigma (metodologia para fornecimento de produtos melhores, mais rápidos e embasado em processos). Nessa linha passamos para os seguintes passos:
DEFINIR: formular o Projeto
Implica definir os objetivos do Projeto baseado em um modelo preliminar do problema que contemple as seguintes atividades:
- Definir a equipe de trabalho;
- Recoletar necessidades e expectativas dos envolvidos;
- Identificar problemas ou oportunidades de melhora;
- Estabelecer objetivos preliminares, prazos e os custos das atividades.
Ferramentas recomendadas:
- Ficha do projeto para consolidar Objetivos, Prazos e Custos;
- Quadro Bidimensional para determinar a importância de elementos baseados em duas variáveis;
- Diagrama de Caracterização para entendimento geral do sistema.
MEDIR: estabelecer Sistema de Medidas
Medir a frequência e possibilidades de erros para estabelecer metas baseados na recoleta de informação numérica interna e dos concorrentes. Atividades sugeridas:
- Estabelecer o Fluxo do Processo;
- Estabelecer elementos-chave do problema;
- Definir indicadores relevantes;
- Recoletar informação numérica;
- Validar o Sistema de Medidas para empregá-lo nas fases seguintes.
Ferramentas recomendadas:
- Fichas de indicadores para precisar as métricas e as fontes dos mesmos;
- Fluxograma de Processos para identificar elementos-chave;
- Benchmarketing para definir metas realistas e relevantes.
ANALISAR: estruturar problema e soluções
Aprofundar as causas que determinam os erros e definir oportunidades de melhora priorizando-as. Atividades sugeridas:
- Analisar relações Causa-Efeito;
- Validar relações baseadas em indicadores;
- Definir alternativas de solução.
IMPLANTAR: selecionar e aplicar soluções
Definir os elementos específicos que serão mudados e as metas finais. Desenvolver o projeto de mudança. Atividades sugeridas:
- Selecionar alternativas a serem implantadas;
- Plano definitivo do projeto;
- Implantar soluções.
Ferramentas recomendadas:
- Relatório de gestão para fazer acompanhamento sistemático do projeto;
- Diagrama de Pareto para selecionar as soluções que contribuem maior valor.
CONTROLAR: garantir a melhora contínua
Implantar um Sistema de Monitoramento para prevenir que sejam retomadas práticas anteriores e sejam identificados problemas adicionais.
- Monitorar o processo para identificar tentativas de “voltar ao passado”;
- Identificação de problemas adicionais.
Ferramentas recomendadas:
- Tabela de controle para estabelecer sistemas de incentivos para os envolvidos;
- Benchmarking para manter o processo dentro dos parâmetros competitivos;
- Definir funções e responsabilidades nas atividades de melhora.
Recomendações finais
- Para tomar decisões a matéria-prima fundamental é a informação formal, apoiado por uma boa plataforma de TI com informação online. Analisar dados de um período é como realizar autópsia gerencial;
- Não focar em apenas uma fonte de informação, muito menos subestimar ou sobrestimar o valor da informação recebida de outros;
- Deixe que seus colaboradores participem e escutem. Lhes dê atenção;
- Considere a educação ou preparação, o nível de decisão, seus valores e crenças, a motivação e expectativas das pessoas.
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