A modelagem de processos não é apenas mapear processos e atividades existentes e documenta-los, mas sim entender e analisar os mesmos de forma que possam otimizar recursos, reduzir desperdícios, atender às demandas dos clientes e identificar atividades que possam ser automatizadas.
Ao considerarmos a definição do BPM CBOK, a modelagem de processos engloba o conjunto de processos e habilidades que permitem que as pessoas compreendam, comuniquem, meçam e gerenciem os componentes do processo de negócio.
Esta prática surgiu em 1960, mas se popularizou quando as áreas e recursos da tecnologia da informação passaram por uma modernização.
Por que usar essa metodologia?
Se sua empresa sobreviveu até agora sem o BPM, você deve estar se perguntando o motivo pelo qual é tão recomendado.
Contudo, é possível sobreviver sem BPM, desde que você tenha a consciência que pode estar desperdiçando seus recursos e impedindo o crescimento do seu próprio negócio.
Com processos mapeados e modelados, gargalos e outros problemas podem ser identificados com mais facilidade, permitindo que a equipe possa adotar medidas essenciais para a correção e posterior registro dessas alterações.
Sem conhecer os processos da organização não é possível identificar possibilidades de automação, recurso esse que é capaz de facilitar a rotina dos colaboradores permitindo que façam outras atividades que agreguem valor ao seu produto ou serviço.
E, por falar em colaboradores, melhora a comunicação entre as pessoas que fazem parte da empresa, promove a visão compartilhada do processo e auxilia no desenvolvimento e treinamento de novos colaboradores.
Por onde começar?
Comece estudando sobre o assunto, a leitura que não pode faltar é o BPM CBOK, citado acima, é o guia básico para o Gerenciamento de Processos ou Negócios – Corpo Comum de Conhecimento. Caso não tenham profissionais capacitados em processos na empresa, uma opção é recorrer às consultorias especializadas.
1) Defina a abordagem
Feito isso, defina a abordagem que será utilizada, que mais se encaixa com sua realidade: top-down, middle-out ou bottom-up. Essa decisão irá nortear todas as decisões subsequentes. Se você não conhece as abordagens ainda, não se preocupe, pois o BPM CBOK explana com muita propriedade o assunto.
2) Coleta de informações
Reúna a maior quantidade de informações possíveis sobre as atividades e fluxos de trabalho a serem desenhados. Essas informações podem ser coletadas através de entrevistas individuais, dinâmicas de grupos, observação da rotina ou pela análise dos documentos já existentes.
3) Diagramação dos processos
Após a coleta das informações é hora de diagramar os processos. Vale lembrar que é preciso identificar e estabelecer algumas regras como o padrão de representação, um conjunto de símbolos para ilustrar as informações.
Por exemplo: Círculos podem identificar uma interação com outra área; triângulos, interações com cliente, entre outros.
4) Documentação e validação
É hora de documentar e compartilhar com os demais envolvidos, podendo então validar se o que foi identificado e diagramado está de acordo com a realidade aplicada na rotina.
Lembre-se de salvar os documentos criados em local onde todos possam consultar quando necessário, uma opção mais prática é o armazenamento em nuvem.
É importante que os processos sejam reavaliados periodicamente e, se necessário, implementar melhorias de acordo com as mudanças e também com as necessidades dos clientes.
O Ciclo PDCA pode lhe auxiliar a avaliar as práticas de negócio, o método gerencial é utilizado em todo o mundo e é a ferramenta ideal para o controle da melhoria contínua de processos.
Dica extra:
Utilize a ferramenta Interact Flow para fazer a modelagem de seus processos!
A ferramenta é totalmente gratuita, intuitiva e de fácil utilização. Com ela você pode otimizar tudo que importa no seu dia a dia, além de otimizar resultados.
Após a estruturação de seus processos, você ainda pode fazer uma avaliação de maturidade conforme a gestão por processos, baseada no modelo de Pedro Robledo.
Entre seus diferenciais, podemos destacar que permite o desenho de processos do zero e criar fluxogramas. Após modelar, você também pode fazer o download de seus processos.
E, caso encontre dificuldades com a plataforma, você encontra vídeos explicativos em nosso canal do YouTube.
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Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions.
