Os processos de uma organização devem ser o máximo independentes. Imagine uma situação em que, por qualquer razão, um colaborador precise se ausentar do trabalho. As atividades devem seguir seus fluxos, não importa quem realize.
Esse é um dos princípios do BPM (Business Process Management), como vimos no caso do processo automatizado de admissão da Interact. Como definição, Gart Capote (2011: 48) [¹] conceitua em seu livro Guia para Formação de Analistas de Processos como:
Uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Nesse sentido, o Ciclo de Gestão por Processos é o caminho para mapear, aprimorar e automatizar os processos de uma empresa. Para tanto, apresentamos nesse artigo 6 passos para otimizar os fluxos de atividades que compõem a sua organização.
1 – Mapeamento do processo
O primeiro passo do Ciclo de Gestão por Processos consiste em mapear a situação atual. Para esse mapeamento, deve ser realizado um levantamento documental (documentos envolvidos) e metodológico (modos de realização das atividades) no intuito de esquematizar detalhadamente o processo.
Assim, a modelagem AS-IS (situação atual do processo) deve conter:
a) definição do processo,
b) atividades detalhadas,
c) pessoas envolvidas,
d) etapas documentadas ou passíveis de documentação. Leia também 6 dicas para uma eficiente gestão de documentos.
Algumas ferramentas para o mapeamento do processo:
a) aplicação de questionários,
b) observação in loco do processo,
c) entrevista individual com cada colaborador,
d) reunião em grupo para levantamento do processo.
Cada caso é um caso. Muitas vezes, as organizações operam sem refletir sobre seus processos. Em outras, sequer sabem que eles de fato existem. De todo modo, essa etapa é fundamental para formalizar o cenário atual, assim como identificar e priorizar problemas a serem atendidos.
2 – Redesenho do processo
Com a situação atual mapeada, o segundo passo é redesenhar o processo. Naturalmente, a modelagem TO-BE é mais analítica do que descritiva. O intuito é identificar em conjunto pontos de melhorias.
Essas duas etapas integram o método CYCLUS [²], desenvolvido para ser utilizado na melhoria contínua de processos através da colaboração. Com a descrição textual e visual do processo atual (AS-IS), os participantes avaliam uma nova versão para eliminar problemas encontrados (TO-BE).
Entre os principais objetivos do redesenho de processo, estão:
a) evitar retrabalho,
b) padronizar atividades,
c) automatizar o que for possível,
d) excluir atividades desnecessárias,
e) aprimorar a comunicação entre áreas,
f) estabelecer responsáveis ao longo do processo.
3 – Modelagem técnica
A modelagem técnica consiste em desenhar graficamente o fluxo de atividades do processo. Para tanto, se utiliza a técnica de notação BPMN (Business Process Model and Notation). Essa é uma maneira popularizada de transcrever processos, com as respectivas etapas representadas por símbolos.
O BPMN possui cinco categorias básicas:
Objetos de Fluxo
Elementos gráficos principais, utilizados para definir o comportamento do processo. Eles se dividem em Atividades (trabalhos executados), Eventos (ocorrências) e Entradas (pontos de desvio).
Objetos de Dados
Eles são representados por quatro símbolos: Objetos de Dados, Entradas de Dados, Saídas de Dados e Armazenamentos de Dados.
Objetos de Conexão
Como o próprio nome sugere, eles conectam Objetos de Fluxo entre si ou com outras informações. No BPMN, são os responsáveis pela sequência de atividades e por todo o fluxo do processo. Os Objetos de Conexão são três: Fluxos de Sequência, Fluxos de Mensagens e Associações.
Raias
Elas são usadas para agrupar elementos de modelagem. Raia (swimlane, em inglês) é o termo utilizado para representar Piscinas (Pools) e Pistas (Lanes).
Artefatos
Fornecedores de informações adicionais sobre o processo. Tecnicamente, o BPMN comporta dois artefatos: Grupos e Anotação de Texto. No entanto, a modelagem é livre para definir ou criar seus próprios artefatos.
4 – Implementação
Essa é a fase de automatizar o processo mapeado, redesenhado e modelado. Além da automatização, a solução em Gestão por Processos trabalha com a integração de áreas e sistemas da organização. O BPMS (Business Process Management Software) SA Process Manager da Interact atende diversos processos, tanto de apoio quanto principais.
Conheça o caso de sucesso com o módulo SA-BPM da Universidade Tecnológica Indoamérica, do Equador
5 – Implantação
Com o processo alinhado ao sistema, é hora de realizar testes. Nessa fase, o ciclo de Gestão por Processos entra em homologação. O intuito é executar, monitorar e administrar os fluxos até que atinjam a padronização ideal para seguir em funcionamento.
Em alguns casos, o ideal é deixar que o processo funcionando no mínimo por um mês. Esse tempo evidenciará as lacunas e possíveis problemas não identificados anteriormente. Caso não dê certo na primeira tentativa, não se desespere. O princípio do Ciclo de Gestão por Processos é a base do método científico: teste e erro.
6 – Melhoria contínua
Concluídas as cinco etapas anteriores, o Ciclo de Gestão por Processos entra em um dos períodos mais importantes: a melhoria contínua. Essa fase será revisitada periodicamente a partir de agora. O objetivo é analisar os resultados do andamento do processo e trabalhar com seu aperfeiçoamento.
A Gestão por Processos deve ser cíclica. O formato gráfico circular busca justamente traduzir esses retornos ao processo para atualizá-lo. Conheça a solução de Gestão por Processos da Interact, adaptável a diferentes cenários com a vantagem de oferecer automatização na maioria dos processos organizacionais.
Referências [¹] CAPOTE, Gart. Guia para Formação de Analistas de Processos. 2011 [²] UGULINO, Wallace; PIMENTEL, Mariano. Do AS-IS para o TO-BE: o método CYCLUS para amelhoria de projetos de colaboração. Proceedings of XV Brazilian Symposium on Multimedia and the Web: III Workshop of Business Process Management: Fortaleza-CE, 2009.
