Projetos passam por sua iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento e, normalmente seu prazo estimado de duração é identificado ainda nas etapas iniciais. Contudo, alguns deles acabam se estendendo mais do que deveriam, fugindo totalmente do cronograma.
Isso pode acontecer por inúmeros fatores, entre eles o desvio do escopo, baixo envolvimento da equipe, alteração de custos ao longo do projeto, mudanças operacionais, erros durante o planejamento, má gestão de tempo, não fazer parte do dia a dia e da cultura da empresa, etc.
A prevenção é a melhor solução
Apesar de ser uma frase clichê, ela realmente funciona, inclusive para a Gestão de Projetos.
O planejamento, por exemplo, é uma fase crucial que pode influenciar diretamente no sucesso de um projeto. Nesta fase é preciso analisar e organizar tudo que é necessário para que o trabalho seja feito com agilidade e cuidado.
É no planejamento que definimos as metas, escopo, tarefas, recursos necessários, orçamento e, principalmente, o cronograma. Nesta etapa vamos visualizar o projeto do início ao fim de forma estratégica, sempre considerando as prioridades da empresa.
Outro aspecto importante para evitar que projetos se estendam além do cronograma é o alinhamento de expectativas. Muitas outras ideias vão surgir, mas qual o problema central que o cliente ou patrocinador do projeto quer resolver? O gestor do projeto, o cliente e a equipe devem estar com as expectativas devidamente alinhadas e possuir metas claras.
A definição de prazos e cronogramas deve refletir a realidade, pois estão diretamente relacionados a um recurso limitado e essencial que é o tempo. As pessoas que cumprirão as atividades relacionadas ao cronograma precisam estar envolvidas nessa etapa, afinal, possuem outras atividades cotidianas além do projeto.
O cronograma precisa ter prazos realistas, caso contrário, as atividades não serão concluídas e o prazo final do projeto será apenas uma data fictícia para fins de preenchimento de todos os campos de um formulário sobre o projeto. É preciso encontrar um equilíbrio para não apressar prazos nem permitir que o projeto fique de lado e acabe por ser esquecido no dia a dia.
Objetivos SMART
Uma das formas mais eficientes para ser assertivo em projetos é estabelecer objetivos claros e realistas e a metodologia SMART pode contribuir de forma decisiva para o sucesso de um projeto.
A palavra em inglês significa esperteza, inteligência e rapidez, exatamente o que a metodologia propõe: lhe auxiliar a estabelecer e cumprir objetivos e metas de forma rápida, prática e inteligente.
Para facilitar, ao estabelecer um objetivo é preciso considerar que ele seja específico, mensurável, alcançável, realista e tangível/temporal.
Para entender mais sobre, leia o artigo completo de nossa parceira Fabiana Brugmann, da FB Gestão de Projetos clicando aqui.
Gestão de tempo em Projetos
Como você já deve ter percebido, um dos fatores que mais influência na duração do projeto é a Gestão do Tempo.
Parece óbvio, entretanto alguns estudos apontam a porcentagem de projetos concluídos no prazo é significativamente menor em relação aos que foram concluídos com atraso.
Para uma boa gestão de tempo ao longo do projeto é importante escolher uma metodologia que se encaixe nas suas necessidades, dedicar-se para fortalecer a comunicação entre a equipe, detalhar e definir o escopo do projeto em conjunto e estabelecer o início e fim do projeto.
O cronograma, por sua vez, deve ser definido com os demais profissionais envolvidos. Assim, todos concordam com os prazos e evitam erros e atrasos futuros que podem atrapalhar as entregas.
Conheça os riscos
Muitas coisas podem acontecer durante o projeto, e o mapeamento e monitoramento de riscos podem contribuir para que não aconteçam. E, caso aconteçam, já estavam previstos tornando mais fácil contornar a situação.
Por exemplo, o projeto de construção de uma casa: se não prever riscos como mau tempo e atraso na entrega de materiais por parte do fornecedor, terá prazos fora da realidade e pode se tornar muito maior que o esperado.
No caso de projetos organizacionais, métricas podem ser utilizadas para avaliar se tudo está indo conforme o planejado. Afinal, não adianta todos os prazos serem cumpridos e a qualidade das entregas não ser a esperada.
Mas, se nada disso funcionar o projeto acabar fincando mais longo que o esperado o segredo é focar na motivação da equipe envolvida.
Além disso, utilize um software para o gerenciamento de projetos, dessa forma todos os projetos da organização seguirão o mesmo padrão e todos os envolvidos terão acesso fácil aos documentos, tornando a gestão mais eficiente.
Inclusive, a Interact possui a solução Gestão de Projetos, composta pelos módulos Project Manager, Governance Manager e Document Manager. Com ele você pode executar todas as etapas e supervisioná-las, garantindo agilidade e eficiência.
E, recentemente, após a atualização para a versão 10 do Interact Suite SA, a solução oferece também o monitoramento do progresso financeiro do projeto e a aba Curvas S, para apresentar tanto o gráfico de evolução financeira quanto o acompanhamento físico do projeto.
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Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions
