Já não é novidade que para se manter competitivo no mercado é preciso implementar boas estratégias e contar com uma equipe engajada. E não é à toa que, por isso, cada vez mais ouvimos falar no uso da tecnologia para ajudar a organizar pessoas e tarefas. Hoje as ferramentas de gestão de projetos já fazem parte da rotina de muitos e trazem inúmeras vantagens para quem as usa. Listamos 9 para você.
Mas espera… o que é gestão de projetos?
Antes de tudo, precisamos explicar o que é uma gestão de projetos.
Trata-se do conjunto de ferramentas, técnicas, habilidades e conhecimentos usados para planejar e monitorar ações. Basicamente é ela que faz com que os projetos aconteçam, de forma eficiente e com qualidade.
Isso porque suas ferramentas auxiliam os envolvidos a visualizarem com mais facilidade os estágios em que uma ação se encontra e o prazo de conclusão que a mesma possui.
O resultado? Sem dúvida é o êxito na execução das tarefas e a minimização de riscos. Tudo fica mais organizado para os envolvidos.
Mas cuidado para não confundir a gestão de projetos com a gestão de processos. Na primeira, as ações possuem um início, meio e fim. Ou seja, tem um objetivo bem determinado, como a construção de um prédio, por exemplo. Ao finalizar ele, encerra-se o ciclo.
Já em processos, o trabalho é contínuo. Você começa uma etapa agora e ela permanecerá por um longo prazo ou de forma ininterrupta, recebendo atualizações do que pode ser melhorado. A exemplo podemos citar o processo de vendas, que possui um padrão cíclico que se renova.
Agora sim, vamos às 9 vantagens da gestão de projetos:
1.Melhor controle de tudo e de todos
Por meio da gestão de projetos é possível centralizar todos os estágios e pessoas envolvidas em um só lugar, principalmente quando se faz o uso de softwares, como o SA Project Manager.Com ele, a equipe consegue reunir todas as informações e fazer registros em ambientes que podem ser acessados de qualquer lugar. É possível que funcionários remotos e presenciais consigam estar alinhados para executar com excelência suas demandas, sem gerar preocupações para a empresa.
2. Planejamentos claros e organizados
Tudo pode ser mapeado, desde quem faz determinada tarefa, até o prazo de entrega, tempo de execução, forma de entrega e a satisfação do cliente. Atrasou algo? Precisa rever processos? Visualize claramente suas pendências e reorganize as datas.Entrou um ajuste de última hora que precisa ser priorizado? Não tem problema, tudo está no seu controle.
3. Entrega dentro do prazo
Quando não há um cronograma, aumentam as chances de um projeto atrasar. Até mesmo para aquelas atividades que possuem um prazo maior para conclusão, pois quando não há o registro de todas as etapas, algo pode ser esquecido ou deixado de lado.
4. Decisões mais ágeis e assertivas
Em complemento aos tópicos anteriores, podemos afirmar que a gestão de projetos possibilita a tomada de decisões mais rápidas. Ao visualizar de forma clara uma determinada situação e seus estágios, fica mais fácil tomar qualquer tipo de decisão.A gestão de projetos ajuda, inclusive, a desenhar um plano B quando ocorrem imprevistos.
5. Redução de falhas
É possível perceber que alguma atividade não está tendo um bom desempenho antes mesmo de um erro grave acontecer. Identificando e solucionando-a em tempo, a margem de erro reduz consideravelmente.
6. Visão estratégica
Qualquer tomada de decisão será feita com base na conquista do objetivo definido e visão de futuro.
7. Economia de recursos
É muito mais fácil reduzir gastos quando há o monitoramento deles. Ao anotar todas as entradas e saídas financeiras consegue-se redirecionar recursos remanescentes para outras áreas.
8. Maior satisfação do cliente
Sem dúvidas essa é uma das vantagens mais importantes para o seu negócio. Afinal, o cliente é quem determinará o rumo que a sua empresa leva. Quanto melhor a qualidade do produto ou serviço, o atendimento e o prazo de entrega, maiores as chances de o consumidor retornar a fazer negócios com a empresa.
9. Aumento do lucro
A soma de clientes satisfeitos com menos falhas no processo, resulta em maiores vendas. Consequentemente, maior lucro para a empresa. O cálculo pode até parecer óbvio, mas ainda assim muitas companhias e instituições preferem não realizar a gestão de projetos, pois a entendem como apenas mais uma “etapa chata” para agregar a rotina.
Gostou das vantagens?
Então aproveita para conhecer nosso software da Suite SA, o SA Project Manager. Ele, possibilita o planejamento e acompanhamento dos seus projetos de acordo com as fases do seu ciclo de vida.
Supervisione, do começo ao fim, todas as etapas doo escopo de gerenciamento de projetos.
