Não importa há quanto tempo você trabalhe com BPM, ainda surgirão dúvidas em suas etapas, principalmente na etapa de modelagem de processos.
A modelagem é uma forma de representação gráfica de como as atividades e o negócio em si funcionam. É considerada a etapa crucial de todo o ciclo do BPM, caso não seja desenvolvida com sucesso, irá impactar nas demais etapas e também nas atividades da rotina.
A maioria dos artigos e conteúdos que encontramos sobre o assunto nos descrevem exatamente o que fazer para concluir a modelagem de processos de forma efetiva, porém, também é preciso considerar o que não fazer ou o que evitar.
Principais erros na etapa de Modelagem de Processos
1 – Não conhecer o processo
O que você sabe sobre o processo que será modelado? O quão bem você o conhece e entende seu objetivo?
Todos os processos da organização precisam estar alinhados aos objetivos do planejamento estratégico, caso contrário ele é desnecessário e precisa ser reavaliado ou até eliminado.
As pessoas que estão envolvidas na atividade também precisam entender com clareza seu objetivo, assim o responsável pela modelagem será capaz de transmiti-lo através desta etapa.
2 – Não conhecer a empresa
Não conhecer a empresa a fundo ou sua Cadeia de Valor limita a visão do todo que, consequentemente, reflete na modelagem de processos.
A Cadeia de Valor diferencia os processos de negócio, apoio e gestão, mostrando também os limites entre os relacionamentos entre eles.
Sem esse contexto, o processo modelado não poderá refletir a realidade do dia a dia.
3 – Não definir limites
Já que mencionamos os limites no tópico anterior, lembramos também que todo o processo precisa ter início e fim predefinidos, bem como as fronteiras entre atividades de outras áreas, evitando que se torne um processo extenso e confuso.
Com isso, os diagramas modelados apresentarão um escopo completo e definido, evitando redundância entre processos da mesma empresa.
4 – Confundir o Should Be com o As-Is
Para recapitular, o As-Is é a descrição do estado atual de um processo de negócios antes de qualquer intervenção de melhoria. Enquanto que o Should Be expressa como o processo deveria ser executado, considerando sugestões e otimizações.
Logo, na etapa inicial o correto é modelar o As-Is, caso contrário não será assertivo e não passará na etapa de validação.
5 – Falta de envolvimento da equipe
A falta de engajamento da equipe envolvida e também das lideranças é um ponto crucial para o sucesso da modelagem de processos.
Afinal, mudanças só são possíveis quando todos os participantes entendem e compartilham dessa necessidade e das modificações propostas.
Lembre-se de adotar uma comunicação clara e eficiente entre as equipes, destacando a importância das etapas e dos processos para seu dia a dia e para a organização como um todo.
Dica Extra
Além de aprendermos com os erros, disponibilizamos uma dica extra: escolha a tecnologia de BPM mais adequada para as necessidades de sua empresa.
Considere suas especificações, capacidades e também confira as tendências de mercado, avaliando se a tecnologia escolhida poderá ser utilizada a longo prazo.
Caso você já utilize outros softwares, verifique se há compatibilidade com a nova tecnologia e a possibilidade de sincronizações.
A Interact, por exemplo, conta com uma BPMS capaz de mapear, otimizar e automatizar a execução e os resultados dos processos do negócio. Entre as aplicações que facilitam a Gestão por Processos, o SA Process Manager conta com repositório de processos, BPI e análise de processos, relatórios, automatizações, gerenciamento de erros, mapa de calor, simulação de processos, entre outros.
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Autora:
Bianca Wermann
Jornalista, Analista de Comunicação e Marketing da Interact Solutions.
